Companiile utilizează manuale de proceduri de administrare a birourilor pentru a instrui angajații, a crea sau achiziționa software și pentru a îmbunătăți eficiența biroului. Software-ul este o mare parte din operațiunile de birou și necesită proceduri pentru a defini operațiile computerului, cum ar fi securitatea, crearea de baze de date și acces, protocolul de e-mail și protecția împotriva virușilor. Manualul de proceduri va include adesea diagramele care ajută la crearea sau achiziționarea de software care să răspundă nevoilor biroului dvs.
Administratorii de birouri sunt responsabili pentru procesarea și gestionarea înregistrărilor și a documentelor; pregătirea pentru întâlniri, conferințe și evenimente speciale; aranjamente de călătorie; și comunicarea cu clienții, conducerea, furnizorii și personalul. Un manual de proceduri eficient descrie practicile de birou în mod clar și cu cât mai multe detalii posibil. Un nou angajat ar trebui să poată face referire la manual pentru informații despre procedurile de birou.
Elementele de care aveți nevoie
-
Legătura cu 3 inele
-
Software de procesare a textului
Cum se scrie procedurile administrative ale biroului
Identificați procedurile
Manualul procedurii de administrare a biroului va consta în mai multe proceduri. Începeți cu cele mai înalte niveluri, cele mai generale proceduri și lucrați la cele mai detaliate. Ar trebui să existe o diagramă de nivel înalt care să indice modul în care fiecare procedură se încadrează în acea categorie. Diagramele de diagramă fac foarte ușoară formarea noilor angajați, deoarece reprezintă o reprezentare grafică a fluxului lor de lucru. Exemplul de mai jos este o simplă ilustrare a unor proceduri de birou.
1. Oficiul de înregistrări
1.1 Achiziționarea consumabilelor 1.2 Depunerea 1.3 Corespondența prin poștă 1.4 Programarea
1.3 Manipularea prin poștă
1.3.3 Primiți e-mail -> 1.3.4 Sortați poșta -> Necesită răspuns imediat? -> Da -> Marcați ca Urgent -> Livrați Nu -> Nu marcați -> Livrați
Când scrieți manualul, furnizați detalii scrise pentru fiecare subcapitol. De exemplu:
1.3.3 Primirea corespondenței E-mailul este sortat în încăperea de corespondență și livrat la fiecare coș de corespondență departament până la ora 10:00. Asistentul de birou preia corespondența, sortează-l (vezi 1.3.4) și determină dacă e-mailul necesită un răspuns imediat (vezi 1.3.5).
Colectați informații despre proceduri
Acesta este cel mai important pas în procesul de scriere și va necesita cel mai mult timp. Asigurați-vă că înțelegeți procedura pe care o descrieți și domeniul de aplicare al proiectului. Înțelegeți publicul pentru această procedură și modul în care se potrivește procedurilor de nivel superior. Cine sunt furnizorii procedurii? Cine sunt proprietarii și experții în materie? Cine sunt clienții? Când aveți o înțelegere clară a celor de mai sus, urmați acești pași:
- Scrieți un set de întrebări pentru interviu. Ce trebuie să știți pentru a scrie o procedură detaliată?
- Realizați interviurile și documentați rezultatele.
- Creați o diagramă care descrie intrarea în proces, pașii de lucru și ieșirea.
- Examinați diagramele pe care le-ați creat împreună cu proprietarii de procese pentru acuratețe.
Scrieți un manual de proiect
Alegeți un format pentru manual și asigurați-vă că managementul este de acord cu acest format. Descrieți întregul manual. Nu doriți să rescrieți manualul deoarece nu există un acord cu privire la format sau conținut. Utilizați un liant cu 3 inele astfel încât modificările și actualizările să poată fi făcute cu ușurință. Includeți următoarele pentru fiecare procedură documentată:
- Titlu
- Introducere
- Prezentare generală
- Data revizuirii
- Proprietar de procedură - Utilizați titlurile după caz și evitați utilizarea numelor personale
- Graficul de evoluție cu descrieri pas cu pas
- Definiții
- Materialele sau software-ul utilizat în procedură
- Ilustrații, tabele, grafice și grafică, după caz
Examinați și editați
Verificați manualul de către echipa de management responsabilă, proprietarul procedurii și clientul procedurii. Dacă clientul este extern la organizație, asigurați-vă că aveți aprobarea conducerii înainte de a cere o examinare.
Poate doriți ca altcineva decât autorul să treacă prin fiecare pas al procesului pentru a testa acuratețea și caracterul său complet. Dacă există constrângeri legale, asigurați-vă că organizația juridică internă revizuiește manualul de conformitate.
Analizați și corectați orice deficiențe constatate în timpul procesului de examinare și scrieți versiunea finală. Obțineți semnăturile finale de aprobare la nivelul corespunzător înainte de a publica documentul.
Numiți un singur proprietar al manualului, care este responsabil pentru documentarea actualizărilor.
