Mulți oameni nu vor citi instrucțiunile decât în ultimă instanță. Odată ce oamenii le citesc, sunt utile numai dacă sunt scrise în limbaj clar, concis. Când înțelegeți publicul, veți fi mai bine pregătiți să oferiți o introducere, urmată de instrucțiuni.
Studiați publicul
Instrucțiunile indică de obicei unui cititor cum să facă, să construiască, să opereze sau să mențină un produs sau o procedură. În primul rând, calificați publicul dorit pentru a ști cât de bine înțelege subiectul. De exemplu, dacă scrieți instrucțiuni pentru noi angajați, acestea trebuie să fie scrise în limbaj simplu, în timp ce instrucțiunile pentru conducerea superioară pot include mai multe lingouri din industrie. Utilizați limbajul adecvat cititorilor și includeți cât mai multe detalii pe care trebuie să le îndeplinească.
Creați o introducere
Adesea, cititorii renunță la o introducere narativă și se îndreaptă direct către instrucțiuni. O modalitate de a ajuta cititorii să se miște prin introduceri este să scrie o explicație sau un motiv pentru instrucțiunile dintr-o listă numerotată în locul formularului de paragraf. Este mai probabil ca cititorii să revadă lista. Includeți scopul instrucțiunilor, cine ar trebui să citească documentul și ce include, fiecare sub o rubrică separată. Această introducere oferă, de asemenea, cititorilor o idee despre ceea ce nu este acoperit.
Utilizați voce activă
Nu folosiți voce pasivă, cum ar fi "Sârmă albă trebuie introdusă în fișa A." În schimb, scrieți instrucțiunile ca comenzi care necesită voce activă, cum ar fi "Introduceți firul alb în fișa A." Fie că scrieți o listă, o narațiune sau o broșură, distruge propozițiile lungi cu pași multiple în instrucțiuni scurte care apar în rubrici. Întrerupeți propozițiile care includ cuvântul "și" în propoziții separate mai scurte. În loc să scrieți "Cablul trebuie să fie îmbinat și plasat în priza roșie", scrieți două propoziții începând cu verbele de acțiune, cum ar fi "Împingeți cablul. Așezați cablul împărțit în orificiul roșu. "O poziție clară și îndrăzneață ar putea spune ceva de genul" Conectați firele ".
Acțiuni separate din informațiile explicative
Foarte des, instrucțiunile necesită explicații. Scrieți observații explicative într-unul din două moduri. Indraznește instrucțiunile reale astfel încât acestea să iasă în evidență sau să furnizeze explicații într-o coloană separată pentru referință. O tactică este aceea de a plasa pașii pe o parte a documentului, cu explicațiile într-un scurt paragraf dintr-o coloană alăturată. O altă modalitate mai eficientă este de a îndrăzni instrucțiunile reale și de a completa etapa scriind explicația. De exemplu, "Apăsați butonul roșu timp de trei secunde (îngroșat). Acest lucru va permite activarea luminii."
