Pentru majoritatea managerilor, disciplinarea angajaților este una dintre cele mai inconfortabile experiențe cu care se poate lupta. Administratorii au responsabilitatea de a scrie scrisori de acțiune disciplinară care rămân în dosarele angajaților pentru a documenta greșelile angajatului. Aceste scrisori au două funcții: să notifice angajatului ce i se va întâmpla ca urmare a infracțiunii sale și să servească drept înregistrare permanentă a abaterilor angajaților în dosarul său.
Încărcați imprimanta cu antetul companiei. Această scrisoare va deveni parte din dosarul oficial al angajatului, deci trebuie să urmați protocolul corespunzător.
Introduceți data completă. Săriți o linie și introduceți numele angajatului și adresa companiei. Chiar dacă nu trimiteți scrisoarea, după formatul corect al scrisorii de afaceri veți transmite impresia de profesionalism.
Începeți scrisoarea introducând numele angajatului, urmată de un colon. Treci peste o linie.
Începeți primul paragraf prin afirmarea clară a naturii infracțiunii. Consultați manualul angajaților companiei dvs., astfel încât angajatul să poată căuta regula pentru el însuși. Oferiți detalii specifice despre infracțiune, cum ar fi data la care a avut loc incidentul și menționați alți angajați care au fost implicați.Afirmarea acestor informații vă va ajuta în mod clar dacă angajatul contestă acțiunea disciplinară și sesizează instanța.
Explicați în detaliu ce a greșit angajatul și cum ar fi trebuit să acționeze în situația respectivă. Angajații încalcă uneori regulile, deoarece nu le înțeleg în mod clar, astfel încât o explicație a încălcării și a informațiilor adecvate îi vor ajuta să nu o facă să comită infracțiunea pentru a doua oară. Oferiți-vă să vă întâlniți cu angajatul pentru a discuta detaliat problema.
Oferiți angajatului posibilitatea de a aduce amendamente pentru infracțiune, cum ar fi scrierea unei scrisori oficiale de scuză celeilalte părți. Informați-l cu privire la termenele limită pentru trimiterea răspunsului sau a scrisorii.
Spuneți angajatului clar și concis ceea ce se poate aștepta ca urmare a acestei infracțiuni. Furnizați detalii adecvate pentru pedeapsa actuală, cum ar fi datele audierilor sau datele efective de încetare a contractului de muncă, dacă este cazul. Dacă angajatul se poate aștepta la o acțiune disciplinară progresivă ca rezultat al infracțiunilor viitoare, informează-i ce vor fi aceste pedepse.
Oferiți angajatului informațiile despre procesul de recurs, dacă este cazul.
Cereți angajatului un răspuns formal pentru dosarul său; de multe ori acest răspuns va fi sub forma unei scrisori oficiale. Aveți nevoie de această documentație pentru dosarul angajatului în cazul în care acesta va sesiza instanța.
Introduceți numele complet și titlul. Imprimați scrisoarea și semnați-vă numele cu numele scris în cerneală albastră sau neagră.
Faceți mai multe copii ale scrisorii. Păstrați o copie în dosarul angajatului, dați altui avocatului companiei dvs. și păstrați o altă copie pentru propriile dvs. înregistrări.
Trimiteți scrisoarea angajatului sau îl puteți da în fața unui reprezentant al resurselor umane sau unui asistent administrativ. Aveți nevoie de confirmarea că angajatul a primit notificarea oficială.
sfaturi
-
Păstrați tonul profesional și faptic. Această scrisoare poate fi adresată instanței dacă angajatul contestă acțiunea disciplinară și doriți să apăreați profesional și corect în orice moment.
