Kaizen este o filosofie de afaceri japoneză care se învârte în jurul conceptului de îmbunătățire continuă, progresul monitorizat al unei organizații în ceea ce privește un obiectiv prestabilit. În timp ce unii practicanți kaizen, cum ar fi Masaaki Imai, au prezentat modalități specifice de aplicare a acestei filozofii, nu există o metodă pas cu pas care să explice cum să conducă o întâlnire kaizen. Mai degrabă, accentul metodei kaizen este pus pe restabilirea valorii principiilor comune - lucrul în echipă, comunicarea, flexibilitatea, adaptabilitatea, efortul și calitatea. Prin procesul acestei afirmații colective se poate realiza o producție slabă.
Stabiliți scopul întâlnirii. În fiecare caz, întâlnirile sunt fie pentru planificarea proiectului, care include stabilirea obiectivelor și împărțirea sarcinilor, fie revizuirea proiectului, în care membrii echipei raportează succesul și dificultățile echipei.
Invitați întreaga echipă la întâlnire. Nu excludeți participarea periferică a personalului; includerea acestora vă ajută să vă păstrați toți colegii în buclă.
Invitați manageri de proiect din proiectele conexe să participați la întâlnirea dvs. pentru a promova un sentiment de integrare orizontală și comunitate în cadrul companiei.
Bine ați venit participanții la întâlnire. Furnizați etichete de nume și atribuții ale scaunelor după cum este necesar. Asigurați-vă că rezervați un loc de întâlnire care maximizează interacțiunea față în față. Pentru un grup mic, o masă rotundă sau ovală este cea mai bună.
Publicați obiectivele într-o locație proeminentă. Citiți obiectivele grupului și răspundeți la întrebările scurte necesare clarificării.
Solicitați informații de la grup despre obiectiv. De exemplu, a fost îndeplinit sau depășit un obiectiv săptămânal? Oferiți participanților multiple modalități de a-și da contribuția; ideile pot fi împărtășite printr-un spectacol de mâini, comentarii orale, declarații scrise sau o diagramă comună de brainstorming.
Colectați intrarea și returnați-o în grup. Nu omiteți comentariile negative sau exagerați pozitiv. Comentariile negative pot fi revelatoare, atrăgând atenția asupra domeniilor care necesită îmbunătățiri.
Stabiliți sau reafirmați obiectivele pe termen scurt. Scrieți sarcini și sub-goluri pe cărțile de note. Furnizați fiecărui participant un card de notă care informează fiecare dintre obiectivele și îndatoririle sale personale.
Răspunde la orice preocupări sau întrebări persistente.
sfaturi
-
Ghidați discuția în cadrul reuniunii, astfel încât toate preocupările să fie abordate, chiar dacă perspectiva dvs. în calitate de lider de proiect face dificilă evaluarea valabilității acestor grijile.
Există patru etape principale într-un proces kaizen: percepția, dezvoltarea ideii, luarea deciziilor și punerea în aplicare. Întâlnirile pot avea loc la și între oricare dintre aceste fraze și pot fi adaptate spre oricare dintre aceste procese. De exemplu, o întâlnire de la începutul unui proiect s-ar putea concentra pe revizuirea problemelor existente și pe observarea efectelor culturii corporative.
