Ce este o comandă de aprovizionare?
O comandă de cumpărare este o modalitate prin care companiile și companiile să comande bunuri și servicii. Uneori, o comandă de cumpărare este menționată ca o solicitare de cumpărare sau pur și simplu o comandă de tip P.O. Ordinul de achiziție este un document scris între cumpărător și vânzător care detaliază elementele, serviciile și alte informații necesare cu privire la bunurile și serviciile pe care cumpărătorul intenționează să le cumpere de la vânzător.
Cine emite o comandă de aprovizionare?
Comenzile de aprovizionare sunt inițiate de cumpărător și, în mod obișnuit, se află pe formulare tipărite în mod unic, pre-imprimate. În funcție de dimensiunea companiei, o persoană poate fi responsabilă pentru inițierea comenzilor de cumpărare, cum ar fi un agent de achiziții. Sau mai multe persoane dintr-un departament de achiziții pot împărți sarcina de a comanda bunuri și servicii.
Ce informații se află pe o comandă de aprovizionare?
Informațiile furnizate cu privire la o comandă de aprovizionare pot să difere între companii, în funcție de tipul de bunuri sau servicii solicitate. Cu toate acestea, majoritatea comenzilor de achiziție conțin detalii despre bunurile și / sau serviciile care vor fi comandate. Aceste informații pot fi la fel de detaliate, așa cum se dorește de către cumpărător. Cel mai important element referitor la o comandă de achiziție este numărul unic al comenzii de achiziție. Acest număr va fi utilizat pentru a urmări achizițiile, comenzile neachitate, transferurile primite și plățile contabile. Unele dintre celelalte detalii incluse într-o comandă de cumpărare sunt: descrierea părților sau a forței de muncă, numerele pieselor, cantitatea cumpărată, costul unitar, costul total, termenele de plată, metodele de livrare, datele de livrare, termenii de expediere, pot include informații de contact în cazul în care apare o întrebare legată de comandă.
Ce se întâmplă când se primește o comandă de aprovizionare?
Tehnologia actuală permite trimiterea comenzilor de cumpărare prin intermediul serviciului poștal, prin e-mail, fax și telefon. Odată ce un distribuitor de bunuri sau servicii primește un ordin de achiziție, se iau măsurile necesare pentru a umple comanda. Atunci când comanda este expediată, un formular de ambalare este în general inclus în expediere, referindu-se la comanda de cumpărare, astfel încât atunci când bunurile sunt primite, comanda poate fi marcată completă. După ce comanda a fost completă și expediată (sau efectuată, dacă este implicată forța de muncă), o factură care solicită o plată va fi trimisă de la vânzător către cumpărător. De asemenea, factura va indica numărul comenzii de achiziție. La primirea facturii, conturile de plătit pot verifica și încrucișa factura la comanda de achiziție. Pasul final este plata facturii de către cumpărător pentru bunurile și serviciile primite.
