Dacă sunteți un angajat pasionat și observați că unele dintre procedurile de la locul de muncă ar putea fi îmbunătățite, puteți lua în considerare formularea unei propuneri de introducere a unor noi proceduri. Acest tip de scrisoare de intenție (sau e-mail) poate fi clasificat ca o propunere internă. Scrierea propunerilor interne este puțin diferită de cea scrisă de cele externe. Deoarece scrieți persoanelor care lucrează în aceeași organizație ca dvs., puteți utiliza jargonul dvs. intern și să fiți mai puțin sensibili în ceea ce privește utilizarea informațiilor confidențiale.
Creați un plan pentru propunerea dvs. Determinați publicul căruia îi veți adresa propunerea. Dacă doriți ca organizația dvs. să introducă un nou sistem contabil, de exemplu, contactați departamentul contabil, poate biroul contabilului-șef. De asemenea, stabiliți scopul propunerii dvs. - implementarea unui anumit sistem contabil, de exemplu. În plus, pune-te în pantofii cititorilor. Acest lucru vă va permite să înțelegeți mai bine cum ați putea convinge publicul că propunerea dvs. ar trebui acceptată.
Începeți să scrieți propunerea. Încă de la început, menționați în mod explicit și clar scopul scrisorii dvs. De exemplu, puteți scrie: "Vă scriu această scrisoare pentru a cere Departamentului de contabilitate să ia în considerare implementarea sistemului contabil ABC".
Descrieți procedurile actuale din organizația dvs. Arătați orice ineficiență în procedurile actuale. De exemplu, sistemul contabil actual poate fi prea consumator de timp pentru a funcționa. În plus, poate face erori costisitoare.
Furnizați o scurtă descriere a noilor proceduri. Descrieți modul în care acestea ar fi diferite de cele vechi. În primul rând, descrieți propunerea dvs. în doar câteva propoziții. După aceea, dați cât mai multe detalii posibil. Cu toate acestea, mențineți propunerea scrisoare scurtă și concisă.
Dați argumentele care susțin implementarea procedurilor noi propuse. Evidențiați în mod clar beneficiile pe care noile proceduri le pot aduce organizației. Beneficiile posibile ar putea include o productivitate mai mare, o calitate mai bună a bunurilor sau serviciilor produse, o economie mai mare a materiilor prime și un moral sporit al angajaților.
Faceți o copie de rezervă a propunerii dvs. cu orice documente, dacă este cazul. De exemplu, procedurile noi ar putea fi testate în altă parte în cadrul organizației dvs. sau în industria dvs. Marcați toate documentele justificative în mod clar și indicați semnificația lor în textul scrisorii propuse.
Furnizați detalii despre modul în care procedurile propuse pot fi implementate în organizația dvs. Dacă vă propuneți introducerea unui nou sistem contabil, implementarea ar putea fi realizată în etape. De ceva timp, sistemele noi și vechi ar putea fi operate simultan. După încercarea noului sistem, vechiul sistem poate fi eliminat treptat.
Obțineți altcineva pentru a citi scrisoarea de propunere înainte de ao trimite. Cereți critici. Discutați propunerea și identificați punctele în care aceasta poate fi îmbunătățită. Modificați câteva propoziții în propunere pentru a le face mai convingătoare.
Trimiteți propunerea dvs.
sfaturi
-
Folosiți un limbaj simplu. Dacă trebuie să utilizați anumiți termeni, dați definițiile acestora, cu excepția cazului în care sunteți sigur că persoana care citește propunerea este familiarizată cu acestea. De asemenea, dați prioritate propozițiilor scurte care sunt clare și punctuale.
