Crearea unui manual de politici și proceduri contribuie la furnizarea de protocoale clare pentru coerența într-o organizație. Angajatorii stabilesc comportamentul acceptabil în domenii variind de la codul vestimentar la relațiile cu clienții. Angajații o citesc și semnează o scrisoare de recunoaștere, acceptând orice ramificații pentru încălcarea politicilor stabilite în manual. Concentrați-vă pe domeniile cheie atunci când scrieți un manual de politici și proceduri pentru o organizație nonprofit.
Domeniile cheie de concentrare
Organizarea și managementul: În această secțiune, menționați declarațiile de misiune și viziune ale organizației. Detaliați statutul non-profit prin includerea statutului și a actelor constitutive înregistrate la secretarul de stat. După definirea organizației, detaliați rolurile și responsabilitățile cheie ale managementului. O diagramă organizatorică îi ajută pe toți angajații să înțeleagă cine este responsabil pentru ceea ce și lanțul de comandă.
Resurse umane: În secțiunea resurse umane, definiți responsabilitățile consiliului de administrație, modul în care sunt cultivate și dezvoltate voluntarii și modul în care personalul este instruit. Includeți politici de personal, inclusiv comportamente, rubrici de performanță, beneficii și reguli privind compensațiile.
Strângere de fonduri: Organizațiilor nonprofit li se acordă statutul de scutiri fiscale prin intermediul serviciului intern de venituri. Acest statut este revocabil dacă organizația non-profit nu se comportă în mod corespunzător. Această secțiune explică utilizarea mijloacelor non-profit pentru strângerea de fonduri, inclusiv granturi, donații, sponsori corporativi sau evenimente. Gestionarea financiară trebuie, de asemenea, să fie explicată, subliniind modul în care bugetele desemnează ceea ce se îndreaptă spre programele nonprofit și ce se întâmplă cu operațiunile.
Legi și regulamente: Descrieți legile, impozitele și reglementările care afectează operațiunile nonprofit. Acestea includ, dar nu se limitează la activitățile de advocacy și lobby desfășurate de organizație.
Dezvoltarea politicilor și procedurilor
Deoarece manualul de politici și proceduri devine calea de a ține oamenii responsabili, este important să elaborăm politicile consecvent în format și ton.
Politici: Pentru a păstra uniformitatea cu politicile, utilizați un șablon. Fiecare politică ar trebui să aibă un titlu de politică care să conțină conținutul. Definiți un scop al politicii. Un exemplu de scop politic ar putea fi "Asigurarea responsabilității fiscale cu veniturile obținute din strângerea de fonduri". Dacă există o lege sau un statut care se referă la politică, menționați acest lucru pentru a oferi o validare suplimentară nevoii.
Definiți domeniul de aplicare al politicii. Aceasta ar putea include dacă politica se referă la toată lumea, la membrii consiliului de administrație sau la un anumit grup de angajați, cum ar fi o echipă de strângere de fonduri. Pentru organizațiile mari, includeți numele și numărul de contact al părții responsabile cu politica specifică. De exemplu, listați informațiile de contact ale consultanților legali cu informațiile privind regulile de lobby și politicile de reglementare.
Proceduri: Explicați modul în care se fac lucrurile în pași simpli. Deși politicile și procedurile pot fi combinate în anumite scenarii, procedurile sunt de obicei o secțiune separată pentru procesele-cheie. Identificați procedurile cheie și zonele de depanare. Aceasta include procedurile de deschidere și închidere. Elaborați proceduri pentru depanarea problemelor legate de computer, parolă sau alte probleme tehnice. Creați procese pentru probleme escaladate ale clienților. Orice datorie efectuată care necesită consecvență sau poate avea membri ai personalului care o pun la îndoială devine o procedură descrisă în manual.
Procedurile consecvente economisesc timp pentru că angajații dispun de resurse pentru a face lucruri fără conducere sau pentru a sprijini asistența sau intervenția.
