Un manual de proceduri și proceduri este un document scris care detaliază regulile unei organizații și modalitățile specifice de funcționare a acesteia. Aceasta acoperă totul, de la viziunea generală a organizației la detaliile privind modul de procesare a mesajelor primite. Câteva idei de bază pentru un manual de politici și proceduri vor face manualul mai util pentru angajați.
Obțineți feedback de la departamente
Înainte de a scrie un manual formal pentru o organizație, trebuie să primiți feedback de la toate departamentele despre politica și procedura lor. Chiar dacă nu există un manual de proceduri și proceduri oficiale, departamentele au, probabil, propriile politici informale, note și ghiduri împrăștiate. Un manual de proceduri și proceduri, cu excepția cazului în care este scris pentru o nouă afacere sau o organizație, ar trebui să ia în considerare modul în care departamentul este deja executat. Introducerea unor politici și proceduri complet noi ar putea încetini producțiile din cauza curbei de învățare. În schimb, gândiți-vă la manualul de politici și proceduri ca un loc pentru a consolida toate politicile și procedurile informale într-un singur loc pentru a evita confuzia.
Totuși, aceasta nu este o regulă absolută. Unul dintre beneficiile elaborării unui manual de politici și proceduri este că vă oferă o șansă de a revizui eficiența activității unei organizații. Când scrieți manualul, discutați cu managerii și angajații din diferitele departamente pentru a vedea dacă oricare dintre politicile și procedurile pe care le lucrează în prezent sunt greoaie, dificile sau incoerente. În acest caz, vă recomandăm să organizați o întâlnire pentru a discuta modalități mai eficiente de lucru înainte de a completa manualul.
Diferențiați între politică și procedură
Politicile includ reguli generale care descriu ce poate sau nu poate fi făcut, iar acest lucru variază de la filozofic la cel specific. De exemplu, o politică poate fi "suntem ecologici" sau "trimiteți toate solicitările de admitere către Departamentul de Admitere". Procedurile descriu etapele procesului de realizare a unei politici. Atunci când creați un manual de politici și proceduri, faceți o distincție între cele două, făcând titlurile politicilor și procedurile fiecărei subcapitole sau liste de politici. Acest lucru va permite ca manualul să fie navigat rapid de către angajații care doresc să găsească informații specifice cu privire la modul în care ar trebui să se efectueze o politică.
Fii clară și specifică
Când scrieți un manual de politici și proceduri, este posibil să vă revizuiți frecvent activitatea pentru a elimina orice jargon, propoziții complexe și instrucțiuni vagi. Încercați să păstrați frazele la 15 cuvinte sau mai puțin. Evitați run-on-urile sau propozițiile care ar putea fi interpretate în mai multe moduri. În loc să dați instrucțiuni cum ar fi "procesați toate facturile și trimiteți un formular managerului", descrieți procedurile de procesare a facturilor și furnizați numele formularului specific de trimis managerului.
S-ar putea să doriți ca unul sau mai mulți angajați să revadă manualul de politici și proceduri pentru a verifica eventualele părți care le-au dificil de înțeles.
Revizuiți și actualizați regulat
Un manual de politici și proceduri este un document viu. Pentru a păstra utilitatea, revizuiți-o și actualizați-o în mod regulat, dacă este necesar. Realizați o întâlnire o dată pe an pentru a vedea dacă este necesară o modificare a manualului de politici și proceduri. Acestea includ noile modalități de lucru, reformularea paragrafelor dificile sau confuzive și modalități de brainstorming pentru a face manualul mai util, cum ar fi adăugarea de informații suplimentare sau codificarea culorilor diferitelor capitole.
Evitați să introduceți în politică informații cu caracter temporal, precum numele persoanelor de contact, numerele de telefon ale persoanelor și adresele URL ale site-urilor web. În locul referinței la anumite persoane sau titluri din manual, consultați numele departamentelor. Acest lucru va contribui la asigurarea unei perioade mai lungi de valabilitate a manualului de politici și proceduri.
