Un sistem de management al resurselor umane poate lua forma unui sistem de management al informațiilor. O organizație utilizează un HRMS pentru a gestiona informații despre forța de muncă. Aceste informații ajută managerii și profesioniștii în domeniul resurselor umane să ia decizii privind angajații. Fără informațiile corecte disponibile factorilor de decizie, un HRMS are puține aplicații dincolo de înregistrare și raportare.
Acces neautorizat
Atunci când o organizație colectează date personale despre angajații săi într-un HRMS, pot apărea anumite riscuri de securitate. O organizație cheltuiește fonduri pentru a păstra informațiile private ale angajaților împotriva amenințărilor interne și externe. Un dezavantaj al unui HRMS electronic este că o organizație trebuie să colecteze informații despre cine accesează informațiile private ale angajaților. Aceste date necesită urmărirea unui proces de audit care ar putea duce la disciplina sau urmărirea penală a unui angajat care accesează datele angajatului fără autorizație sau fără scopuri oficiale.
Cunoștințe specializate
Nevoia de control al datelor este un alt dezavantaj potențial al unui HRMS. Acest control de date se extinde dincolo de accesul neautorizat al informațiilor personale ale angajaților. O organizație care utilizează un HRMS, cum ar fi PeopleSoft, trebuie să utilizeze propriul set de personal tehnic pentru a programa, depana, actualiza și susține sistemul. În timp ce un HRMS poate ajuta o organizație să reducă costul personalului de resurse umane, ar putea crește cerințele pentru personalul tehnic cu cunoștințe specifice soluției HRMS.
Erori de intrare de date
Un HRMS este de asemenea la fel de bun ca și programatorii săi umani și utilizatorii finali. Persoanele cu acces la nivel înalt, cum ar fi persoanele care actualizează un fișier de master HR, pot introduce informațiile greșite în mod deliberat sau în mod eronat. Dacă datele sunt actualizate necorespunzător, modificate sau pierdute, o organizație se poate confrunta cu amenzi guvernamentale și alte costuri asociate cu deteriorarea fișierului master HR. Alegeți un sistem cu multe controale interne, astfel încât un angajat să nu poată modifica fișierul principal al companiei dvs.
