În anii 1980 și 1990, numai companiile mijlocii și mari puteau permite sisteme costisitoare de resurse umane (HRIS). Aceste programe au necesitat computere mainframe mari și programatori cu înaltă calificare pentru a le opera și menține. Astăzi, aproape orice companie nu își poate permite doar, dar are nevoie, un sistem de informare a resurselor umane. Chiar și o companie cu mai puțin de 10 angajați poate achiziționa un program HRIS de bază care poate fi instalat pe un computer desktop pentru a automatiza procesele de bază ale resurselor umane.
Ce este HRIS?
În esență, un HRIS este o bază de date sau o combinație de baze de date care împărtășesc informații. De exemplu, baza de date privind angajarea angajaților captează toate informațiile referitoare la cererile de locuri de muncă. Atunci când o afacere angajează un nou angajat, informațiile demografice de bază ale persoanei sunt împărtășite cu alte module HRIS, astfel încât membrii personalului HR nu trebuie să reintroducă datele.
Procese de automatizare și eficientizare
Un sistem HRIS are trei componente de bază - informații despre angajați, salarii și beneficii. Acestea reprezintă funcțiile de bază ale departamentului de resurse umane al unei organizații. HRIS ajută la automatizarea și raționalizarea acestor procese, ceea ce îi eliberează pe angajații HR să facă lucrul la proiect și să abordeze problemele. De exemplu, angajații utilizează un număr de identificare sau "glisați" o carte de identitate a angajatului pentru a verifica în fiecare dimineață un ceas electronic care transferă automat date către HRIS. Acest lucru elimină nevoia personalului de salarizare să introducă manual orele de lucru ale angajaților din cardurile de hârtie în sistemul de salarizare.
Procesul de aplicare a unui loc de muncă este un alt exemplu bun pentru modul în care un sistem HRIS poate reduce costurile. În multe companii, candidații solicită locuri de muncă prin Internet. Acest lucru înseamnă că personalul HR nu mai trebuie să se ocupe fizic, să sorteze și să trimită cereri către departamentele corespunzătoare.
Raportare și sprijin decizional
Deoarece procesele HR de bază sunt automatizate și toate informațiile necesare sunt stocate în bazele de date conectate, un HRIS simplifică activitățile de raportare și gestionare a deciziilor de gestionare. Cele mai multe sisteme includ o varietate de rapoarte HR standard care pot fi utilizate pentru a gestiona afacerea și pentru a planifica pentru viitor, cum ar fi, compensarea prin perioada de plată și de la un an la altul, înscrierea beneficiilor și timpul angajatului și participarea. Multe sisteme HR vor permite utilizatorilor să elaboreze rapoarte ad-hoc pentru a analiza problemele specifice sau pentru a identifica tendințele pentru a ajuta managementul în planificarea strategică.
Asistență pentru conformitate legală
Aceste sisteme generează rapoarte și documente necesare agențiilor de stat și federale, cum ar fi Declarația privind salariile și impozitele W-2, Comisia pentru oportunități de ocupare a forței de muncă, Raportul privind detaliile și rezumatul angajatorului EEO-1 și Raportul privind boala și leziunea muncii (OSHA 301 Raport).
Un sistem HRIS poate ajuta întreprinderile cu acorduri de muncă negociate prin includerea cerințelor acordului în operațiunile zilnice, cum ar fi urmărirea vechimii în scopul promovărilor, concedierilor și salariilor. Tehnologia informației ajută, de asemenea, departamentul HR să monitorizeze problemele angajaților și problemele legate de performanță.
Link-uri HRIS
În funcție de sofisticarea sistemului, un program HRIS va permite schimbul de date și integrarea cu alte sisteme de afaceri esențiale, cum ar fi managementul lanțului de finanțare și al lanțului de aprovizionare. În plus, unele sisteme pot furniza legături de rețea către transportatorii de asigurări de sănătate și administratorii fondului de pensii. Acest lucru permite operatorului de transport și operatorului de asigurare sau administratorilor de fonduri să împărtășească rapid și ușor informațiile angajaților.
De asemenea, HRIS leagă un departament de resurse umane al unei companii cu managerii și angajații săi. Folosind un Intranet - o rețea privată sigură deținută și operată de o companie - angajații pot să intre în orele lucrate, să se înscrie în programe de beneficii sau cursuri de formare continuă și să primească comunicări de la departamentul resurse umane.
