Este rar să vedem o firmă care își face contabilitatea utilizând setul de coloane și setările creionului de modă veche. Computerele au avut un impact imens în modul în care se desfășoară activitatea contabilă, nu numai pentru firmele mari, ci și pentru întreprinderile mici.Sistemele de contabilitate sunt accesibile și relativ ușor de utilizat, făcându-le o alternativă viabilă pentru multe întreprinderi.
Registrul general
Gestionarea unei registre generale, coloana vertebrală a unui sistem contabil, este o utilizare obișnuită a unui calculator în domeniul finanțelor. Codurile contului pot fi adăugate sau retrase cu ușurință, ceea ce face ca registrul general să fie foarte flexibil. Segmentele din cadrul codurilor de cont pot fi desemnate pentru anumite funcții, facilitând raportarea. De exemplu, un cod contabil pentru cheltuieli ar putea fi setat în sistem ca 60235, "6" înseamnă că contul este o cheltuială, "2" ar putea însemna un departament, cum ar fi vânzările, iar "35" ar putea identifica program de marketing special în cadrul vânzărilor. Această configurare permite interogarea ușoară a cheltuielilor unui anumit departament sau a unui program de marketing.
Creanțe
Taxele de plată ocupă adesea o mulțime de timp și de energie, în special atunci când folosesc sistemul manual. Utilizând software-ul, puteți plăti o factură și puteți rezerva cheltuielile asociate plății în același timp. Puteți să vă plătiți facturile în loturi și să vă imprimați toate cecurile dintr-o dată, un economizor de timp major. Nu mai există cecuri scrise de mână sau cheltuieli introduse manual. Odată ce vânzătorii sunt introduși în sistem, nu este nevoie să le scrieți numele și adresele de mai multe ori - software-ul salvează aceste informații și introduceți doar numerele de facturare și sumele cu restul pre-populate - un avantaj major al computerizării sistem.
Raportarea
Raportarea ușoară este un beneficiu bine cunoscut al unui program de contabilitate computerizat. Erori pot fi ușor identificate, corectate și puteți reporni rapoartele în câteva minute - lucru imposibil de realizat folosind sistemul manual. Întrucât toate calculele sunt realizate de un computer, precizia raportului este foarte mare, crescând fiabilitatea informațiilor financiare. Odată ce datele contabile sunt introduse în sistem, acestea pot fi compilate și manipulate prin rapoarte și interogări care sunt de obicei ușor de utilizat și de modificat. Sistemele de contabilitate oferă o varietate de opțiuni de raportare, inclusiv posibilitatea de a exporta date într-o foaie de calcul, unde puteți manipula informațiile.
stat de plată
Salarizarea, o sub-secțiune de contabilitate, este adesea procesată cu ajutorul calculatoarelor și nu manual. Calculele complexe, cum ar fi beneficiile și taxele, sunt efectuate de un calculator, crescând corectitudinea și eficiența. Modificările pot fi făcute cu ușurință și în timp util. Dacă un angajat dorește să-și mărească reținerea fiscală, aceste informații sunt introduse în sistem, iar restul este procesat de un sistem de salarizare. Pentru a minimiza erorile, fișele de timp pot fi încărcate direct în sistem fără intervenția omului, o economie de timp majoră pentru orice firmă cu mai mulți angajați pe oră.
