Pe măsură ce afacerea dvs. mică se află în plină ascensiune, nu veți găsi doar înotați în aceeași măsură de responsabilitate și satisfacție; veți găsi că vă bateți prin tot jargonul. Printre cele mai puțin distractive lingo este tipul care se referă la cheltuielile de afaceri - știi, termeni precum cheltuielile de capital, activele considerabile, deprecierea, datoria garantată și finanțarea datoriei.
Când cineva spune jargonul de afaceri spune "plată în numerar", semnificația se reduce la simpla ieșire de numerar. În cele mai multe cazuri - dacă vrei să-ți ușurezi viața - ai putea chiar să-i spui o plată, însă definiția exactă devine puțin mai specifică.
Ce este exact plata în numerar?
Deci știm că plățile în numerar sunt ieșiri de numerar sau plată de bani. Dar ce ar putea acoperi acea ieșire?
Plățile în numerar se îndreaptă adesea către cheltuielile de exploatare, bunurile și serviciile necesare afacerii și conturile pe care le plătiți pentru a desfășura activități comerciale normale, dar pot plăti și pentru dobândă la împrumuturi. În mod similar, acestea pot lua forma plății dividendelor sau a distribuirii profiturilor către acționari. Acestea sunt accidentele largi, dar într-o zi de zi a unei mici afaceri, unele dintre cele mai comune tipuri de plăți în numerar sunt cheltuieli minore în numerar și chiar rambursări către clienți făcute direct de la casa de marcat.
Deși sună ca un oximoron dat fiind termenul în sine, plățile în numerar nu trebuie să ia forma de numerar de hârtie; o plată în numerar poate fi plătită și în plastic, cecuri sau transferuri de fonduri electronice.
Procesul de debursare în numerar
În mod tipic, întreprinderile folosesc un sistem de plăți contabile (inclusiv diferite tipuri de conturi plătibile de software deseori angajate de întreprinderile mici) pentru a reduce plățile în numerar. De asemenea, sistemul de salarizare al companiei dvs. poate efectua plăți în numerar. Unele companii pot externaliza procesul de plată a banilor către bancă.
La capătul opus al spectrului de frecvențe, plățile în numerar pot fi plătite pur și simplu prin bani mici de la o mână la alta. Suma redusă este de obicei folosită de angajați pentru a face mici cumpărături legate de afaceri, cum ar fi consumabile minore de birou, prânz cu un client sau o călătorie Lyft la locul de muncă. Acestea sunt tipurile de achiziții minore care nu necesită scrierea unui cec sau efectuarea unui transfer electronic de fonduri.
Protejați-vă cu proceduri de control
În timp ce plățile de numerar mici sunt la fel de ușor ca și împânzirea unor bani în mâna unui angajat, ei au nevoie de proceduri de control, la fel ca și plata prin cec sau transfer bancar. Termenul "proceduri de control" ar putea părea puțin intimidant, însă în acest caz înseamnă că trebuie să înregistrați în mod concret plățile în numerar ale companiei, păstrând înregistrări prin intermediul unui jurnal de plăți fizice sau al unui software de contabilitate digitală (sau ambele). Acest lucru vă oferă o pistă de hârtie și vă ajută să vă asigurați că datele dvs. contabile ale afacerii vin în sezonul fiscal, toate ajutându-vă să urmăriți anul bugetar pe an.
Pentru banii mici, asigurați-vă că destinatarii primesc o chitanță pentru orice achiziții de afaceri făcute și păstrați acea chitanță pe fișă, alături de un voucher de numerar mic, care detaliază numele și numele cumpărătorului. În general, fie că sunt depuse digital sau într-un mod analog de bătrânețe, fiecare plată în numerar trebuie efectuată alături de un raport care include informații precum tipul de cheltuieli, data, suma, beneficiarul, forma de plată și o notă care descrie orice alte informații relevante Detalii. Dacă ați plătit o plată în numerar ca plată a dividendelor, înregistrați-o în jurnalul dvs. sau în software ca o reducere a capitalului corporativ. În mod similar, rambursările în numerar realizate din depozit ar trebui înregistrate ca o reducere a vânzărilor.
Cel mai bine este să păstrați înregistrările de plată în numerar timp de șapte ani pentru a vă maximiza protecția în cazul unui audit fiscal. Desigur, poate dura un pic de spațiu de birou (sau spațiu pe hard disk, sau de stocare în nor), dar este mai mult decât merită greutatea sa în pace.
