Respectarea deplină a statutului societății dvs. înseamnă că trebuie să organizați ședințe de consiliu de administrație, conform acestor legi. Membrii au control asupra acțiunilor pe care consiliul le ia la aceste adunări, dar au mult mai puține vorbă despre modul în care se desfășoară reuniunile. Procesele-verbale ale întâlnirilor, interpretate de instanțe ca documente legale, sunt atât de importante încât, așa cum afirmă consultantul de afaceri Carter McNamara, "dacă nu este vorba în procesul-verbal, nu sa întâmplat".
Aflați ce se întâmplă la o întâlnire tipică a consiliului de directori, analizând o agendă eșantionată la ajutorul de management. Personalizați această agendă pentru a se potrivi culturii și scopului companiei dvs. (Http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Numiți pe cineva - de obicei secretarul de bord - să ia niște minute ale întâlnirii. Procesul-verbal ar trebui să conțină informații recomandate de McNamara: numele societății, data și ora reuniunii, care a convocat ședința la comandă, participanții, moțiunile făcute, conflictele de interese care împiedică participarea la vot, abținerile de la vot și motivele date. ședința sa încheiat și a pregătit procesul-verbal.
Decideți dacă este prezent un cvorum - cel mai mic număr de membri necesari pentru a lua măsuri -. După cum sugerează Comitetul pentru Drepturile Civile al Avocaților din Chicago, în conformitate cu Manualul Legii, verificați legile pentru a afla câte membri sunt necesari pentru un cvorum. În cele mai multe corporații, o majoritate simplă va face. De exemplu, un consiliu cu zece membri ar avea un cvorum dacă s-ar prezenta șase persoane.
Președintele consiliului de administrație să numească întâlnirea la comandă, ca în exemplul de minute din asistența pentru management. Secretarul trebuie să participe prin apelarea membrilor consiliului de administrație care răspund cu voce tare dacă sunt prezenți.
Întrebați dacă membrii consiliului au examinat minutele de la întâlnirea anterioară și dacă sunt sugerate schimbări. Apoi adresați-i altor membri dacă sunt de acord cu schimbările. Notați acordul și dezacordul. Apoi votați dacă trebuie să se facă modificările. Dacă votul majoritar da, anunțați că modificările vor fi făcute și vor fi trimise tuturor membrilor spre aprobare la următoarea ședință.
Cereți președinților de comisii să raporteze evenimentele de la ultima întâlnire. Observați cum se face referire la procesul-verbal McNamara pentru membrii care descriu întâlnirile sau evenimentele la care au participat.
Votați propunerile depuse de membrii consiliului pentru a îndeplini o sarcină. Exemple de propuneri sunt angajarea unui consultant pentru a scrie subvenții, aprobarea listelor de verificare și a situațiilor financiare și chiar a trimite cadouri angajaților care sunt bolnavi.
Membrii consiliului de administrație raportează "afaceri noi" sau evenimente viitoare. Vor participa la conferințe despre care ar trebui să știe ceilalți participanți? Sau solicită sfaturi cu privire la o anumită problemă?
Întrerupeți întâlnirea și anunțați momentul în care a fost amânată. Dați data, ora și locația următoarei ședințe. Specificați dacă consiliul va continua să se întâlnească în sesiune "executivă" în care membrii non-bord nu sunt permise.
