Documentele privind cerințele afacerii explică ce trebuie să facă o afacere pentru a rezolva problemele existente și / sau pentru a dobândi noi capacități. Cu toate acestea, aceste documente nu descriu modul de implementare a soluției - acesta este un pas mai târziu. Analiștii în afaceri pregătesc documentele necesare după ce au efectuat cercetări ample despre companie și industria sa. Cercetarea ar trebui să includă o comunicare vastă cu părțile interesate relevante pentru domeniul de aplicare al documentului.
Obiectivele de afaceri
Deși descrierea de geniu a obiectivelor de afaceri ale unei companii este "de a face bani", de fapt, obiectivele sunt adesea mai complexe și mai calificate. Un loc bun pentru a începe documentarea obiectivelor de afaceri este examinarea declarației de misiune a companiei, care ar trebui să explice valorile de bază ale companiei, piețele în care aceasta dorește să concureze, filosofia de management și ce vrea să realizeze dincolo de a face bani. De exemplu, o declarație de misiune ar putea indica faptul că o companie dorește să creeze soluții inovatoare care au o valoare socială substanțială.
Identificarea domeniului de aplicare
Este esențial să se identifice domeniul de aplicare al documentului de cerințe, astfel încât acesta să abordeze un anumit spațiu de problemă. Sponzorizarea documentelor este adesea organizațională, ceea ce limitează sfera de acoperire a proiectului. De exemplu, departamentul de expediere ar putea comanda un document de cerințe de afaceri din cauza numărului spiraling al plângerilor clienților cu privire la expedieri târzii.
Fapte în conflict cu obiective
Următoarea sarcină a analistului este să documenteze fapte care contravin scopurilor afacerii. De exemplu, să presupunem că un scop de afaceri este de a fi lider într-un anumit segment de piață al unei industrii. În cazul în care întreprinderea își pierde cota de piață față de concurenții din segment, analistul va documenta faptele, va descrie amploarea pierderii pieței, va oferi motive posibile pentru acest fenomen și va identifica unul sau mai multe obiective de afaceri care nu sunt îndeplinite. Pentru a finaliza această secțiune, analistul trebuie să compileze un set cuprinzător de conflicte de obiective / fapte, organizate logic în diferite categorii din domeniul de aplicare al problemei.
Procedurile curente
Următoarea parte a documentului privind cerințele trebuie să detalieze câteva aspecte ale operațiunilor și politicilor curente. Este ușor să treceți peste bord, astfel încât un analist experimentat se concentrează asupra activităților care contribuie la domeniul de aplicare al problemei. De exemplu, un analist ar putea descrie modul în care o companie gestionează date și mărfuri de la momentul primirii unei comenzi până la data livrării. Descrierea ar trebui să indice orice ineficiență care contribuie la întârzieri. Analistii folosesc diverse instrumente grafice pentru a arata cum datele, materialele si costurile curg prin organizatie. De asemenea, analistul trebuie să recunoască orice constrângeri care influențează operațiunile actuale și viitoare.
Organizați pentru acțiune
Secțiunea finală a documentului privind cerințele afacerii arată un set de obiective care descriu ce trebuie îndeplinit pentru a elimina conflictele dintre obiective și realitate. În acest stadiu, analistul trebuie să reziste tentației de a sfătui în detaliu cum să remedieze problemele. De exemplu, analistul ar putea enumera "reduce timpul de aprobare a comenzilor cu 20%" ca cerință de afaceri, dar nu "instalați un nou sistem de comandă". Analistul trebuie să compileze o listă și diagrame ale departamentelor și procedurilor pe care le vor afecta cerințele afacerii. Documentul ar trebui să includă, de asemenea, un program și un buget pentru specificarea soluțiilor detaliate. Ulterior, documentul de proiectare a proiectului va oferi o modalitate de a satisface cerințele. Înainte de aceasta, sponsorul proiectului și alte părți interesate trebuie să aprobe sau să modifice cerințele de afaceri.
