Majoritatea persoanelor care fac afaceri depun în mod obișnuit documente ca atașament la e-mail. Cu toate acestea, este mai bine să creați un dosar frumos pentru poșta poștală. Scopul dvs. în scris orice document în scopuri de afaceri este de a include informații pe care cealaltă parte are nevoie în limba profesională. Acest lucru nu înseamnă că limba ar trebui să fie ridicată sau obscură. Dacă cei care vor citi documentul ar putea să nu înțeleagă pe deplin, vă recomandăm să creați o pagină separată de informații marcate pentru a explica documentul principal.
Strângeți toate informațiile de care aveți nevoie pentru documentul dvs. Oferiți informații clare în document într-o dimensiune a fontului pe care alții o pot citi cu ușurință. Experimentați dimensiunile fontului și stilurile de imprimare pentru a crea o bună vizibilitate vizuală. Cereți cuiva în care aveți încredere să revizuiască documentul înainte să îl trimiteți.
Plasați numele, titlul și departamentul persoanei care va primi documentul. Includeți numele autorului, adresa de e-mail și numerele de telefon ale telefonului. Introduceți acest tip de informații în colțul din dreapta sus al paginii de copertă sau centrați aceste informații în partea de jos.
Scrieți un rezumat care să precizeze ce informații furnizează documentul. De exemplu, menționați că documentul este o ofertă pentru o activitate contractantă. Limitați rezumatul la o jumătate de pagină sau mai puțin. Scrieți această secțiune ca și cum cititorul nu are nicio idee despre informațiile furnizate în document. Rezumatul trebuie să furnizeze informații pe care persoana care primește documentul ar putea fi nevoită să o împărtășească altora.
Oferiți informații despre proiectul pe care doriți să-l discutați, începând cu cele mai importante informații. Implicați interesul cititorului și încercați să îl păstrați prin fiecare paragraf. Documentele de afaceri tind să devină plictisitoare cu prea multă scrupule. Creați subpoziții pentru a prezenta informațiile într-un mod mai interesant.
Pictează o imagine cu cuvintele tale. Ajutați cititorul să vizualizeze punctele pe care încercați să le realizați utilizând un limbaj care descrie ce trebuie să se întâmple.
Avertizare
Scrieți orice document de afaceri la nivelul educației cititorului. Dacă intenționați să angajați o companie de excavare pentru a curăța murdăria de pe un șantier de construcții, folosiți limbajul pe care această companie l-ar folosi în operațiunile zilnice, și nu o descriere științifică.
