Rambursarea de kilometri în California este guvernată atât de Codul muncii, secțiunea 2802, cât și de Codul de reglementări din California, titlul 8, secțiunea 13700-13702. Dacă un angajator din California solicită unui angajat să conducă vehicule oficiale, acesta trebuie fie să furnizeze angajatului un vehicul pentru care sunt acoperite toate cheltuielile, fie să-i ramburseze angajatului costul de conducere. Legea din California oferă o anumită flexibilitate angajatorilor în determinarea exactă a modului de rambursare a salariaților pentru kilometraj și cheltuielile legate de conducere.
Rambursarea de bază a kilometrajului
În conformitate cu legislația din California, rambursarea kilometrajului este definită ca suma plătită angajaților pentru toate "costurile necesare pentru operarea vehiculelor furnizate de angajat pentru muncă". Rambursarea în kilometri nu se limitează la costurile cu gazele, ci trebuie să compenseze salariatul pentru factori suplimentari, cum ar fi amortizarea vehiculului, reparații și cheltuieli de asigurare. Comportamentul obișnuit al angajatului nu este compensabil, cu excepția cazului în care angajatorul introduce restricții asupra angajatului în timpul transportului de la navă, solicită angajatului să fie disponibil pentru muncă sau îl dirijează să efectueze lucrări în timpul călătoriei. Legea din California impune angajatorului să țină evidența zilnică a kilometrilor rambursabile și, de asemenea, mandatează ca plățile de rambursare să fie efectuate până la sfârșitul lunii următoare celei în care a avut loc conducerea vehiculului sau când salariatul a depus cererea. În cazul Gattuso vs. Harte-Hanks Shoppers, Inc. (2007), instanța a constatat că există trei modalități acceptabile pentru ca un angajator din California să poată rambursa cheltuielile cu kilometrajul - metoda "cheltuielilor efective", metoda "rambursării kilometrajului" și suma forfetară ".
Metoda "Cheltuieli reale"
În metoda de cheltuieli efective, angajații trebuie să prezinte angajatorului înregistrări detaliate privind cheltuielile. Aceste înregistrări ar cuprinde cheltuielile efective pentru fiecare dintre componentele rambursabile ale exploatării unui vehicul și ar trebui să includă cheltuieli proporționate, cum ar fi anvelopele, petrolul, asigurarea și amortizarea. Angajatul ar trebui să calculeze partea din timpul total de conducere care era legată de muncă și să folosească acest procent pentru a calcula sumele proporționate. De asemenea, angajatul va asigura costuri cu gazele. Deși această metodă este probabil cea mai precisă, necesită o raportare detaliată din partea angajatului și o verificare a facturii consumatoare de timp de către angajator.
Metoda "Rambursarea kilometrajului"
Pentru a reduce într-o oarecare măsură sarcina de raportare, dar încă oferă rambursarea echitabilă angajaților, angajatorii pot folosi metoda de rambursare a kilometrajului. Această metodă prevede o rambursare lunară a cheltuielilor bazate pe rata de rambursare a serviciului intern de venituri, pe care Departamentul de Aplicare a Standardelor de Muncă a calificat-o de către California este o rată rezonabilă de rambursare pentru toate cheltuielile efectuate în conducere. Dacă angajații sau angajatorul nu sunt de acord că rata este acceptabilă, plata poate fi diferită de rata IRS - dar sarcina revine părții reclamante de a demonstra de ce ar trebui să fie cazul. În cadrul metodei de rambursare a kilometrajului, trebuie să fie păstrate în continuare înregistrările fiecărei mila conduse și data la care a avut loc conducerea.
Metoda "sumă forfetară"
Metoda "sumă forfetară" de rambursare permite unui angajator să compenseze angajații pentru cheltuielile de conducere prin majorarea compensației globale. Aceasta ar putea fi o plată specificată - adesea denumită "alocație auto" - sau o majorare a compensației de bază. Dacă angajatorul mărește baza sau comisionul, este responsabilitatea angajatorului de a identifica valoarea compensației care este destinată să ramburseze salariatului cheltuielile pentru vehicule. Opțiunea forfetară poate fi potrivită atunci când angajații efectuează frecvent aceleași călătorii din motive legate de muncă.
