Există o serie de caracteristici pentru scrierea eficientă a raportului de afaceri. De exemplu, managerii trebuie să-și contureze rapoartele în avans, astfel încât să includă toate informațiile necesare. În plus, managerii ar trebui să explice termeni sau cuvinte care se află în afara bazei de cunoștințe tipice a cititorului. Cu toate acestea, cinci caracteristici cheie tind să sublinieze cele mai eficiente rapoarte de afaceri.
deplinătate
Rapoartele trebuie să fie complete în ceea ce încearcă să transmită. Cea mai bună modalitate de a asigura scrierea completă a rapoartelor este să vă asigurați că acoperiți toate obiectivele. De exemplu, obiectivele unui raport de cercetare de marketing ar putea fi determinarea nivelurilor de satisfacție a clienților cu produse, prețuri și servicii pentru clienți. În plus, obiectivul dvs. poate include aflarea motivului pentru care unii clienți au încetat să cumpere produsele sau serviciile dvs. Structura unui raport tipic de afaceri include o introducere, un corp și o concluzie. De asemenea, trebuie să includeți un rezumat executiv pentru managerii sau colegii care au doar timp să scaneze rezultatele raportului. Utilizați punctele de glonță în rezumatul dvs. de execuție și evidențiați doar cele mai importante puncte sau constatări.
Precizie
Rapoartele dvs. ar trebui să fie întotdeauna exacte atunci când se menționează fapte sau cifre. De exemplu, managerii de marketing ar putea dori să interpună informații financiare în rapoartele lor. Managerul de finanțe poate furniza managerului de cercetare de marketing vânzări trimestriale și cifre de profit pentru doi ani diferiți. Este de datoria managerului de cercetare de marketing să raporteze exact acele vânzări și profituri atunci când le include într-un raport. În mod similar, va trebui să creați o copie de rezervă a unor declarații cu referințe. Prin urmare, trebuie să vă asigurați că înțelegeți pe deplin declarațiile altui autor înainte de a face orice referire la ele.
Utilizarea limbii simple
Mesajul din raportul dvs. ar trebui să fie simplu, potrivit site-ului Antreprenor. Ar trebui să vă scrieți rapoartele ca și când v-ați adresa unei persoane cu studii superioare. Utilizați cuvinte simple și explicații pentru idei sau subiecte abstracte. Un manager ar trebui să evite și utilizarea unor termeni tehnici atunci când se adresează membrilor publicului din afara domeniului său. De exemplu, profesiile de cercetare din domeniul marketingului ar trebui să folosească cuvinte ca "alegerea mai multor" și "completarea în gol" în locul termenilor de cercetare de marketing "deschis" și "închis". De asemenea, păstrați propozițiile scurte și punctual.
Corectarea corectă a ortografiei, punctuație și timp de verb
Pur și simplu nu există nici o scuză pentru a se dedica rapoartele cu greșeli de ortografie sau gramatică. Porniți întotdeauna rapoartele dvs. prin intermediul instrumentului de verificare a ortografiei de pe computer. Dacă altcineva trebuie să vă corecteze raportul pentru posibile erori gramaticale sau pentru folosirea greșelilor greșite. Asigurați-vă că includeți virgule, perioade, semne de întrebare și exclamații în locurile potrivite ale tuturor rapoartelor.
Utilizați o voce activă
Votul activ vă permite să scrieți cu autoritate în rapoartele dvs., spre deosebire de voce pasivă. Utilizați cuvinte sau expresii ca execuția, gestionarea și intervievarea în locul omologilor lor pasivi: executarea, gestionarea și supravegherea. Utilizați cuvinte care se termină în "ed", deoarece reprezintă o voce mai activă.
