Dacă comunicați cu angajații, vânzătorii sau clienții, asigurați-vă că produceți mesaje eficace este vital pentru succesul afacerii dvs. Pentru a vă asigura că comunicarea dvs. de afaceri este în țintă, trebuie să vă asigurați că conține cele cinci caracteristici care sunt comune celor mai eficiente mesaje.
Scopul clar
Mesajele eficiente includ un scop clar de informare, convingere sau colaborare cu publicul vizat. Mesajul trebuie să fie proiectat în funcție de nivelul de înțelegere al publicului, de reacția potențială și de relația cu compozitorul. În general, este mai bine să includem în fiecare mesaj o singură idee principală, cu excepția cazului în care există probleme strâns legate care trebuie abordate împreună. Având un scop clar în comunicarea de afaceri va contribui, de asemenea, la determinarea suportului utilizat pentru difuzarea mesajului.
Canalele adecvate
De asemenea, este important să alegeți canalul adecvat pentru a trimite mesajul. Comunicarea prin e-mail poate fi utilizată pentru difuzarea către publicul larg, în timp ce comunicarea față-în-față este mai potrivită pentru grupurile mai mici. Comunicarea formală care are nevoie de documentație, precum recenziile angajaților sau modificările de politică, va fi cea mai bună în formă scrisă. Depinde de expeditor să determine care este cea mai potrivită destinație pentru un anumit mesaj. De exemplu, o prezentare video care anunță o companie socială este o modalitate creativă și amuzantă de a excita angajații, în timp ce utilizarea video pentru a anunța o moarte în familia CEO-ului poate apărea ca fiind insensibilă. Mediul ar trebui să completeze, să nu denatureze scopul mesajului.
Fapte corecte
Comunicarea de afaceri necesită un nivel ridicat de precizie în raportarea informațiilor. Caracteristicile mesajelor de afaceri eficiente includ datele, faptele, resursele și orarele clare care ar trebui verificate în mod dublu pentru a fi complete și clare. Mesajele eficiente sunt, de asemenea, libere de jargon, slang și "corporate speak". De exemplu, în loc să spună că "compania utilizează oportunități premium pentru a extinde strategiile", simplifică-o spunând că "echipa noastră folosește cele mai bune resurse pentru a ne ajuta să crească afacerea".
Mesaje complete
Comunicarea scrisă și verbală va fi eficientă numai atunci când mesajele sale sunt complete. Mesajele de afaceri care spun doar o parte a povestirii sunt capabile să confunde destinatarii și să nu le angajeze conform destinației. Un test bun este să întrebi dacă un mesaj răspunde la toate întrebările următoare: cine, ce, când, unde, de ce și cum. Singura modalitate prin care angajații, vânzătorii sau partenerii de afaceri să poată să acționeze asupra unui mesaj este dacă li se oferă un domeniu de aplicare complet.
Caracteristicile creative
Indiferent dacă comunicarea de afaceri este destinată capitalilor de risc sau personalului de securitate, oamenii nu acordă atenție decât ceea ce îi interesează. Mesajele cele mai eficiente sunt scurte, angajante și la un punct. Majoritatea oamenilor nu vor găsi niciun mesaj interesant, astfel încât mesageria eficientă în comunicarea de afaceri ar trebui să includă un pic de creativitate. Sintetizarea și condensarea mesajelor va spori șansa ca acestea să fie citite, în timp ce punem accentul pe ideile de mare interes va încuraja feedback-ul și acțiunea.
