În cea mai simplă formă, controlul intern este suma a tot ceea ce face afacerea dvs. pentru a identifica și a reduce riscurile care, conform SUASmall Business Administration, consumă adesea aproximativ 5% din venitul anual al unei afaceri. Deși întreprinderile de toate dimensiunile se confruntă cu riscuri de fraudă, furt și abuz de bunuri de afaceri, întreprinderile mici cu proceduri inadecvate de documentare sunt adesea mai vulnerabile. Procedurile de documentare contribuie și fac parte din controale interne puternice.
Responsabilitate sporită
În timp ce procedurile de documentare bine dezvoltate întăresc atât controalele interne preventive cât și cele de detecție, procedurile inadecvate de documentare sunt un motiv principal pentru care unele întreprinderi nu descoperă că furtul sau frauda se produce până când este prea târziu, notează Jurnalul Contabilității. Procedurile formale de documentare oferă îndrumări pentru punerea în aplicare a controalelor și sporesc responsabilitatea, deoarece angajații dvs. trebuie să dovedească și să verifice, mai degrabă decât să spună pur și simplu, că au urmat sau au efectuat un control intern.
Valoare doveditoare
Procedurile de documentare creează dovezi trasabile, inclusiv cine a fost implicat într-o activitate sau o tranzacție financiară și când și cum a fost implicată. Puteți crea proceduri precum ștampilarea timpului și a datelor care funcționează în spatele scenei, precum și setarea unor reguli de documentare pe care angajații să le urmeze. Ambele sunt la fel de importante pentru reconstrucția acțiunilor atunci când se urmăresc tranzacțiile și se creează trasee de audit. De exemplu, buletinele semnate cu vouchere, copii ale cecurilor de reaprovizionare a numerarului, datele de identificare ale angajaților și timbrele de timp ale calculatorului și de date oferă dovezi ale traseului de audit.
Mai multă administrare sigură a informațiilor
Aplicațiile atașate efective sau scanate, notele de subsol dintr-un raport financiar și un jurnal de modificări a tranzacțiilor pe computer sunt exemple de proceduri de documentare care contribuie la consolidarea controalelor de management al informațiilor. Toate sunt utile pentru a documenta motivele pentru corectarea sau ajustarea înregistrărilor de hârtie sau de afaceri electronice, care vă ajută în cele din urmă să preveniți și să detectați frauda și furtul de angajați. O ștampilă corespunzătoare date-timp și dovezi de aprobare prealabilă, cum ar fi inițialele managerului departamentului, consolidează și mai mult controalele de gestionare a informațiilor.
Control mai bun al calității
Pe lângă prevenirea fraudei interne și externe, procedurile de documentare a depozitului și a inventarului pot sprijini controalele de calitate. Acestea includ obligarea angajaților depozitului de a contoriza, inspecta și documenta produsele deteriorate de intrare și de ieșire. Procedurile de prevenire a fraudei și furtului care contribuie la un bun control intern includ o regulă de documentare care obligă angajații să completeze, să semneze și să prezinte o foaie de selecție pentru fiecare comandă de ieșire și proceduri de etichetare care înregistrează și identifică elementele de inventar, inclusiv descrierile, măsură și cantități.
