Proiectarea unui sistem de control intern pentru afacerea dvs. are în vedere planificarea și o înțelegere a operațiunilor detaliate ale companiei. Controalele interne servesc mai multor scopuri, dar cele principale sunt de a asigura funcționarea afacerii așa cum a fost intenționată și de a preveni posibilitatea angajaților de a înșela bunurile sau banii. Controalele interne permit unui proprietar de afaceri să știe că totul funcționează corect fără a trebui să supravegheze personal fiecare aspect al operației.
Examinați fiecare dintre procesele majore din afacerea dvs.: producție, gestionarea inventarului, conturi de încasat, conturi de plătit, reconciliere bancară și orice alt proces în care ar putea fi posibilă săvârșirea unei fraude prin furt sau ascundere. Puneți nume sau titluri de locuri de muncă în fiecare parte a procesului pentru care o persoană este responsabilă. Dacă nu sunteți sigur cum funcționează un proces, petreceți timp "pe teren" și urmăriți procesul sau adresați-vă întrebărilor celor responsabili.
Evaluați fiecare etapă a fiecărui proces pentru deficiențe în control care ar permite o oportunitate de a fura activele companiei. Concentrați-vă pe zone în care o singură persoană are atât custodia activelor, cât și contabilitatea acestora. De exemplu, dacă un angajat are controlul asupra casei de marcat și, de asemenea, este responsabil pentru reconcilierea acesteia la sfârșitul nopții, angajatul are posibilitatea de a fura bani și de al ascunde prin falsificarea reconcilierii. Un alt exemplu este acela de a avea un singur angajat care să răspundă pentru deschiderea mesajelor primite și, de asemenea, să fie responsabil pentru înregistrarea cecurilor de încasare a conturilor care ajung în corespondență.
Modificați procedurile pentru acele zone în care ați evaluat controalele interne slabe. Separați funcția de custodie de funcția de raportare ori de câte ori este posibil. În timp ce este posibil să nu aveți angajați suficienți pentru a face alți oameni să facă fiecare loc de muncă, funcții alternative între angajații dvs. trebuie să segregați funcțiile incompatibile ori de câte ori este posibil.
Documentați cu atenție noile proceduri și familiarizați angajații cu aceștia. Solicitați feedback de la angajați cu privire la eficiența noilor proceduri. Este important să se asigure că procedurile au sens din punct de vedere comercial și operațional și nu doar ca un control. Reglați procedurile în funcție de feedback, dar întotdeauna țineți cont de scopul controalelor.
Implementați o politică de vacanță obligatorie, dacă nu ați făcut deja acest lucru. Majoritatea problemelor legate de furtul cronologic în afaceri sunt permise să continue, deoarece nimeni altcineva nu îndeplinește funcțiile hoțului.Atunci când angajații furișați sunt forțați să ia o vacanță și altcineva se ocupă de ei, ei nu pot să ascundă crima. Această politică poate preveni furtul și poate descoperi dacă se întâmplă acest lucru.
sfaturi
-
Evaluați eficiența controalelor dvs. interne cel puțin o dată pe an și îmbunătățiți-le, dacă este necesar.
Avertizare
Nu vă fie teamă să puneți în aplicare controale interne puternice deoarece vă temeți că angajații dvs. vor crede că nu aveți încredere în ei. Angajații cinstiți doresc să lucreze într-un mediu bine conceput.
