Pentru multe companii, trimiterea și primirea de faxuri sunt o întâlnire zilnică. Transmiterea faxurilor este atât de frecventă încât este ușor să intrăm într-o comunicare ocazională. În urma câtorva pași simpli vă va ajuta să vă păstrați faxurile ca profesioniști. Practicarea unei etichete de fax adecvate va asigura afacerii dvs. menținerea reputației profesionale pe care ați lucrat-o atât de greu de construit.
Trimiterea faxurilor
Amintiți-vă întotdeauna că documentele de fax sunt un proces de afaceri. Ca atare, țineți cont de aceste linii directoare:
-
Includeți întotdeauna o pagină de copertă, fără informații sau lucrări inutile. Includeți pe foaia de hârtie numele și informațiile de contact, numărul de pagini (inclusiv foaia de acoperire a faxului), destinatarul destinat și orice alte informații pertinente. Rețineți că este posibil ca destinatarul faxului să nu fie singurul care văd documentul, prin urmare asigurați-vă că păstrați foaia de acoperire a faxului profesională.
-
După transmiterea faxului, efectuați un apel către destinatar. Acest lucru nu necesită o discuție aprofundată cu privire la conținutul faxului. Pur și simplu confirmați că faxul a fost primit. Este bine ca în această conversație să se permită persoanei să știe că sunt libere să vă apeleze la orice întrebări ulterioare la materialele trimise prin fax la dispoziția lor.
-
Utilizați discreția atunci când trimiteți prin fax informații sensibile sau confidențiale. Dacă trimiteți informații de natură personală, apelați înainte ca individul să știe că trimiteți faxul în prealabil. O modalitate de a evita acest tip de problemă este utilizarea unui serviciu de fax online. Aceste servicii trimit prin fax direct la un computer personal.
-
Fiți precaut cu trimiterea de materiale nesolicitate. Toți cei care lucrează într-un birou știu cât de enervant este acele anunțuri pentru asigurarea de sănătate mai mică, iar călătoriile cu discount la Hawaii pot fi. Dacă trimiteți faxuri nesolicitate clienților dvs., faceți acest lucru numai în rarele ocazii atunci când este garantat. Dacă primiți o solicitare de la un destinatar care solicită să nu primească astfel de faxuri, respectați-le dorințele și eliminați-le din listă.
Recepționarea faxurilor
Ca și în cazul trimiterilor de faxuri, există reguli de etichetă în jurul primirii de faxuri:
-
Respectați confidențialitatea faxurilor confidențiale primite. Nu distribuiți informații personale împreună cu colegii dvs. care au fost destinate exclusiv vizionării.
-
Nu lăsați faxurile sensibile situate în jurul valorii de unde alții ar putea să le vadă. Tratează faxuri ca și tine, dacă ar fi alt document confidențial.
-
Dacă primiți un fax din greșeală, informați-l pe expeditor prin apelarea acestuia. De obicei, este solicitat să distrugeți toate faxurile primite din greșeală.
