Salarizarea este un aspect cheie al oricărei afaceri cu angajații. Pentru ca salariații și impozitele pe salarii să fie plătite la timp și cu precizie, departamentul de salarizare trebuie să fie structurat. Pentru a obține eficiență în cadrul departamentului, angajatorul ar trebui să documenteze procedurile de salarizare. Indiferent dacă salariul este mare sau mic, procedurile scrise de salarizare sunt esențiale pentru un salariu de succes.
Creați formulare de procedură de plată. Departamentul de salarizare lucrează de obicei în strânsă colaborare cu departamentul de resurse umane pentru a asigura procesarea corectă a salariilor și a beneficiilor angajaților. În acest proces sunt utilizate mai multe formulare: foi de timp / cărți de timp, formularul W-2, orare și / sau calendare de salarizare, formulare de solicitări de vacanță, formulare de autorizare a depozitului direct și foi de monitorizare a bolnavilor. Puteți achiziționa aceste formulare la un magazin de papetărie sau puteți personaliza o companie de tipărire.
Documentați procedurile de înregistrare. Departamentul Statelor Unite ale Muncii constată că puteți utiliza orice sistem de culegere pe care îl doriți, cu condiția să fie corect și complet. Procedurile de înregistrare a timpului trebuie să includă termenele limită de depunere a listelor și metoda utilizată pentru calcularea timpului angajaților.
De exemplu, scrieți proceduri pentru calcularea manuală a cardurilor de timp ale angajaților, cum ar fi rotunjirea în sus și în jos până la ora celui mai apropiat trimestru. Dacă aveți un sistem de ceasornic care transporta în mod automat lovituri / lovituri de angajați în software-ul de salarizare, documentați procedurile de efectuare a modificărilor. Aceasta poate include includerea de supraveghetori prin e-mail cu modificările înainte de termenul limită.
Scrieți procedurile de procesare a salarizării. Adaptați-vă procedurile de procesare a salariilor astfel încât să corespundă sistemului dvs. de salarizare. Un sistem de salarizare poate fi manual, in-house computerizat sau extern (externalizat). Specificați toate procedurile de procesare a salariilor pentru sistemul dvs. particular.
De exemplu, spuneți că aveți un sistem computerizat intern, în care personalul de salarizare la fața locului și software-ul de salarizare sunt utilizate pentru a procesa salarizarea. Documentați cum să utilizați software-ul. Aflați cum să introduceți salariile angajaților și cum să procesați ajustările salariale, depozitele directe, impozitele pe salarii, zilele de prestații, garniturile, prestațiile de asigurare și plata orelor suplimentare. Includeți pașii pentru verificarea dublă a salarizării înainte de a tipări salariile și înainte de a închide salariul.
Dacă aveți frecvențe multiple de plată (cum ar fi săptămânal și biweekly), documentați cum să procesați fiecare. Procedurile de procesare a salariilor trebuie să includă toate etapele de procesare, de la începutul fiecărui salar până la sfârșitul acesteia.
Includeți procedurile de post-procesare. De exemplu, spuneți că aveți un departament de contabilitate sau o companie fiscală externă care gestionează afacerile societății în materie de impozitare a salariilor. Menționați fișierele și rapoartele necesare care trebuie transmise și la care individul. Statul trebuie să primească plăți / plăți pentru distribuție și să includă alte companii / persoane cu care trebuie să interacționați. De exemplu, dacă departamentul de salarizare transmite fonduri pentru contribuția de pensionare către furnizorul de planuri de pensii imediat după fiecare procesare a salariilor, includeți pașii necesari.
Proceduri de înregistrare a documentelor. Angajatorul trebuie să păstreze înregistrările salariale pe o perioadă de cel puțin trei ani, potrivit Departamentului Muncii. Procedurile de depozitare și de depozit de stat pentru registrele salarizării, W-2, rapoartele privind impozitele pe salarii, cardurile de timp și alte înregistrări privind salariile.
sfaturi
-
Actualizați procedurile de plată ori de câte ori apare o modificare procedurală.
