Elaborarea procedurilor standard de operare este semnul distinctiv al oricărei afaceri bune. Acest lucru creează un tip de coerență care este de neprețuit atunci când se ocupă de clienți și de a menține înregistrări bune. Înțelegerea procedurilor care trebuie standardizate este o caracteristică a unui bun manager.
Standardizarea procedurilor
Companiile dezvoltă proceduri de operare pentru a explica modul în care trebuie îndeplinite sarcinile. Pentru a determina ce sarcini ar trebui să fie standardizate, petreceți o săptămână în scris fiecare acțiune luată pentru a satisface nevoile afacerii zilnice. Anumite aspecte, cum ar fi un client care este nemulțumit de un produs / serviciu, vor fi, în general, gestionate numai de către conducere și, în cazul unei afaceri mai noi și mai mici, de către proprietarul însuși. Procedurile de operare standardizate inițial ar trebui să fie cele pe care un angajat va fi responsabil pentru efectuarea independentă; alte proceduri manageriale pot fi adăugate ulterior.
Caracteristici
Procedurile în sine ar trebui să explice în mod explicit acțiunea, de la început până la sfârșit. Acest lucru înseamnă că ar trebui enumerat chiar și cel mai simplist act (cum ar fi pornirea calculatorului). Ideea din spatele unei proceduri este că angajatul ar trebui să poată urmări procedura pas cu pas și, fără a face presupuneri, să-și îndeplinească cu exactitate sarcina și să îndeplinească standardul de performanță necesar. Chiar dacă listarea mai multor acțiuni rudimentare poate părea redundantă sau o pierdere de timp, acest lucru are motive proprii.
funcţii
Standardizarea procedurilor de operare acționează ca un avantaj atât pentru angajat, cât și pentru manager / proprietar. Managerul / proprietarul este capabil să economisească timp și energie explicând procedurile. Angajatul primește beneficiile așteptărilor clare; angajații sunt cei mai fericiți atunci când ceea ce este necesar de la ei și modul în care se așteaptă să-și îndeplinească sarcinile zilnice sunt scrise în negru și alb. Chiar și instrucțiunile simpliste pot fi oarecum calmante când angajatul se află într-o situație în care o sarcină trebuie îndeplinită cu exactitate, dar rapid (de exemplu: o lungă linie de clienți).
Beneficii
Beneficiul principal al standardizării procedurilor de operare se găsește în coerența mai mare pe care o aduce funcțiile interne și externe ale afacerii. Odată ce procedurile operaționale sunt standardizate și, bineînțeles, sunt urmate, apar mai multe avantaje. În primul rând, percepția clienților va fi o companie bine organizată și profesionistă, mărind astfel imaginea mărcii. Această percepție poate fi transmisă și potențialilor investitori / ofițeri de împrumut, deoarece o copie a procedurilor companiei este de obicei solicitată atunci când se ia în considerare finanțarea / investiția. O copie a procedurilor unei companii este de asemenea necesară frecvent pentru obținerea asigurării. În al doilea rând, conturile vor fi la fața locului, un domeniu în care coerența nu este doar dorită, ci și, în multe cazuri, cerută de lege.
consideraţii
Standardizarea procedurilor operaționale nu este ceva de luat ușor; specificitatea este esențială. Procedurile standardizate vor constitui o fundație prin care angajații sunt instruiți, promovați și disciplinați și prin care sunt tratate nevoile clienților, tranzacțiile prelucrate și cărțile întreținute. Petreceți timpul suplimentar pentru a standardiza cu exactitate procedurile necesare bunei funcționări a companiei.
