Generarea și trimiterea facturilor poate fi un proces consumator de timp. Totuși, nu este un proces care ar trebui să fie omis sau ignorat. O factură corect proiectată ajută o afacere să primească plăți și oferă protecție juridică ambelor părți. Dacă veți fi auditat vreodată de către Serviciul de venituri interne, sistemul dvs. de facturare vă poate justifica veniturile raportate.
Factura de bază pentru facturi
Atunci când un vânzător dorește să fie plătit pentru bunuri sau servicii, el trimite o factură. O factură este un document care detaliază componentele financiare ale unei tranzacții de afaceri. O factură include numele și informațiile de contact ale cumpărătorului și vânzătorului, o descriere a serviciilor sau a bunurilor prestate, costul pe articol și suma totală datorată. Facturile includ de obicei o dată scadentă a plății, un număr de factură și o metodă de plată preferată.
Sa fii platit
Facturile ajută o companie să se achite integral și să se achite la timp. Poate fi dificil să fiți plătit fără o factură corespunzătoare. Companiile solicită, de obicei, primirea unei facturi detaliate înainte de plata plăților. Termenii de plată pot ajuta o companie să colecteze rapid creanțele. De exemplu, o companie poate spune că plata este datorată la primire, în termen de 30 de zile de la primire sau 60 de zile de primire. Includerea unei politici de tarife târzii pe o factură - de exemplu, plățile întârziate sunt supuse unei taxe de 20 USD - pot, de asemenea, să asigure plata rapidă.
Stabilirea drepturilor legale
Facturile oferă dovezi că produsele și serviciile sunt livrate și stabilesc dreptul societății la plată. În cazul în care un client nu plătește, o companie poate folosi contracte și facturi pentru a demonstra legal unei instanțe că este datorată. De asemenea, societatea poate păstra copii ale facturilor și sumelor plătite contractorilor și vânzătorilor pentru a stabili că și-a îndeplinit obligația contractuală de plată.
Dovezi de audit
Chiar dacă faci totul bine, există întotdeauna o posibilitate ca afacerea dvs. să poată fi auditată de IRS. În timpul unui audit, IRS dorește să vă asigure că ați raportat în mod corespunzător toate veniturile pe care le-ați primit în cursul anului. Dacă aveți un sistem organizat de facturi numerotate secvențial, IRS are mai multă încredere că ați raportat venitul complet și corect. În cazul în care facturile sunt neregulate sau inexistente, sarcina probei vă revine pentru a arăta că nu ascundeți niciun venit.
