Probabil că nu aveți probleme în a vă imagina acest scenariu: primiți o invitație la o conferință de prestigiu, la care veți avea o mulțime de oportunități de a vă conecta și de a vă extinde afacerea. Cu toate acestea, acum vă confruntați cu obstacolul de a vă convinge pe șeful dvs. pentru a vă permite să participați. Justificarea cheltuielilor poate provoca gemete de întristare, dar organizarea și pregătirea vă vor ajuta să vă atingeți obiectivul.
Proiectați un argument convingător care convinge superiorii voștri de necesitatea cheltuielilor în cauză. Convinge șefii dvs. că trebuie să cheltuiți acești bani pe acest obiect sau serviciu special. Dovediți că această cheltuială va duce la o rentabilitate ridicată a investiției. Prezentați cât mai multe documente justificative pentru a obține punctul dvs. de vedere.
Calculați costul exact al acestei cheltuieli și prezentați suma șefilor. Calculele tale îți vor lăsa mințile în largul lor, demonstrând că ai considerat acest lucru pe deplin și nu intenționezi să pierzi bani. Prezentarea costului anticipat al cheltuielilor poate, de asemenea, să atenueze temerile că cheltuielile planificate vor fi scandaloase. Dacă puteți determina, de asemenea, cheltuiala de a nu cheltui banii pe element sau serviciu, produce aceste cifre, precum și pentru a conduce acasă punctul dumneavoastră.
Completați toate formularele de cheltuieli conform instrucțiunilor. Majoritatea organizațiilor au un sistem formal de depunere a justificărilor de cheltuieli. Departamentul de contabilitate va cere probabil să completați un formular care să justifice costul achiziției. Amintiți-vă să nu neglijați niciun câmp din document, deoarece uitarea pentru a include un detaliu vă poate cauza probleme mai târziu.
Trimiteți documentația cu privire la toate cheltuielile. Managerii vor să vadă exact unde se află banii; prin furnizarea unei piste de hârtie, îi veți ajuta să înțeleagă de ce aveați nevoie să cumpărați acest element sau serviciu. Includeți fiecare chitanță sau document relevant pentru cheltuieli, astfel încât nimeni să nu vă poată acuza de deturnare.
