Google Docs este un instrument puternic de partajare a fișierelor pe care întreprinderile îl pot utiliza pentru a publica programele de lucru. Puteți realiza acest lucru prin crearea programului direct în Google Docs. Când publicați în mod regulat un program de lucru al angajaților, împiedicați comunicarea necorespunzătoare care ar putea duce la schimbări descoperite de angajații care nu și-au dat seama că au programat să lucreze.
Utilizați șabloane gratuite pentru programul de lucru
Documentele Google mențin o imensă bibliotecă de șabloane gratuite și gata de utilizare. Pentru a accesa un șablon, deschideți un nou document Google Docs și apoi căutați șabloane cu cuvintele "program de lucru". Majoritatea programelor de lucru ale angajaților utilizează un format săptămânal, deoarece angajatorii publică săptămânal. Dacă niciun șablon nu corespunde nevoilor programului, creați un program personalizat într-un alt program.
Creați o programare personalizată
Ca și Google Docs, Foi de calcul Google au șabloane pe care managerii le pot personaliza. Găsiți-le în Foi de sub meniul Galerie de șabloane. Pur și simplu alegeți Schedule din listă și apoi personalizați câmpurile înlocuind datele șablonului cu datele programului și numele angajaților. Ștergeți toate rândurile și coloanele care nu sunt necesare.
Creați un program de la zero prin deschiderea unui fișier nou. Faceți clic pe Start o foaie de calcul nouă pe pagina principală și utilizați antetul pentru a desemna documentul drept "program săptămânal" sau alt nume dorit. Utilizați primul rând pentru a defini datele la care se referă programul.
Apoi, creați o diagramă pe care anteturile coloanelor orizontale listează zilele săptămânii iar rândurile enumeră orele de schimbare. Inserați numele angajaților în casetele de schimb corespunzătoare. Salvați fișierul în Documente Google sub un nume de fișier adecvat.
Gestionați permisiunile angajaților
Angajatorii doresc ca angajații să citească programul și, probabil, să descarce un fișier pentru salvarea pe computerele sau dispozitivele personale. Cu toate acestea, angajaților nu ar trebui să li se permită să editeze programul. În mod prestabilit, Documente Google permite angajaților să citească și să descarce fișierele care le sunt distribuite.
Distribuiți fișiere făcând clic pe pictograma cu silueta unei persoane și semnul plus care reprezintă "Partajați". Introduceți adresele de e-mail ale angajaților cărora doriți să le partajați. Verificați permisiunile înainte de a trimite linkul de e-mail pentru a vă asigura că documentul este numai pentru citire.
Pentru permisiuni, alegeți "pot vizualiza" mai degrabă decât "pot edita", apoi selectați butonul Distribuiți pentru a publica programul pentru angajați. Angajații primesc un e-mail prin care le notifică un nou program publicat. E-mailul include un link către program.
Setați programe regulate
Păstrarea unui șablon al programului face ca programarea săptămânală să fie mai ușoară. Setați o zi și o oră standard pentru a publica programul și a le partaja tuturor angajaților prin e-mail în același timp.
Denumiți fișierele de programare într-un mod ușor de găsit, cum ar fi "Planul de Shift al Jan. 15". Acest lucru reduce confuzia și permite angajaților să noteze discrepanțele sau problemele de planificare rapidă. Creați politici de companie care să impună angajaților să furnizeze anunțul dorit pentru modificările din program.
