Întreprinderile care mențin miniaturi în numerar pentru a plăti pentru necesitățile mici, la cerere, ar trebui să pună în aplicare proceduri adecvate de testare a numerarului în numerar, pentru a se asigura că angajații folosesc numerar mic din motive adecvate și controlează în mod corespunzător banii minuscule utilizate. Ori de câte ori este posibil, o persoană care nu are acces la banii în numerar trebuie să fie persoana responsabilă de verificarea numerarului.
Calendarul auditurilor
Verificările de numerar în numerar trebuie efectuate în mod aleatoriu și fără notificare prealabilă altor angajați. Fără audituri aleatorii, angajații care "împrumută" din bani mici din motive personale au timp să pună banii înapoi înainte de a vă controla fondurile.
Totalul conținutului
Echilibrarea numerarului mic în cutie sau sertar este primul pas în audit. Suma totală a sumelor mici, plus încasările pentru articolele minuscule care au fost folosite pentru a plăti ar trebui să fie egală cu suma totală de numerar mic deținută pentru utilizare. De exemplu, dacă vă mențineți 500 $ în numerar și aveți 150 $ în chitanțe pentru cheltuieli minore în numerar, ar trebui să aveți 350 de bani în numerar rămași în sertar. Fără înregistrare a banilor sau a încasărilor ar trebui consemnată într-un raport de audit, iar toți angajații care au acces la bani mici ar trebui să fie chestionați în legătură cu diferența.
Examinați facturile
Fiecare chitanță trebuie să explice clar articolele achiziționate. Dacă articolele achiziționate nu sunt clare din chitanțele înseși, elementele ar trebui să fie notate în scris pe chitanță împreună cu orice explicație necesară pentru cheltuială. Fiecare element cumpărat ar trebui să reprezinte o utilizare adecvată a fondurilor de bani mici și să fie aprobat de un manager sau de un supraveghetor, conform politicilor companiei. Orice utilizare inadecvată de bani minori, cum ar fi articolele personale, ar trebui menționată în raportul dvs. Orice utilizare a mijloacelor bănești pentru a acoperi cheltuielile obișnuite de exploatare trebuie menționată în raportul dvs. și explicată de angajați, astfel încât să puteți determina dacă trebuie modificate procedurile de operare pentru a acoperi aceste costuri într-un alt mod.
Revizuiți registrul general
Orice cheltuială de bani în numerar trebuie reflectată corespunzător în registrul general de contabilitate. Verificați chitanțele pentru explicarea cheltuielilor și verificați dacă această cheltuială a fost înregistrată în contul corespunzător pentru cheltuieli generale.
Verificați elementele achiziționate
Ori de câte ori este posibil, ar trebui să cereți să vedeți articolele achiziționate cu bani în numerar, în special în cazul bunurilor neconsumabile. Dacă angajații folosesc numerar în numerar pentru a achiziționa echipamente mici sau alte necesități non-consumabile, angajații ar trebui să vă poată arăta locația articolului (lor).
