Scrierea scrisorilor de afaceri poate fi dificilă. Stați jos pentru a bate o scrisoare rapidă și bum, ești stompată chiar în salut. Scrierea la o persoană are suficiente probleme dacă nu cunoașteți numele persoanei sau genul. Când adăugați câteva persoane, întrebările se înmulțesc. Câți oameni scrieți? Două, trei sau o mulțime? Îi cunoști după nume? Sunt prietenii tăi apropiați sau trecând cunoștințe? Din fericire, există reguli și linii directoare pentru toate aceste situații.
Scriind la două sau trei
Dacă scrieți la două sau trei, este un răspuns ușor: Pur și simplu scrieți numele lor. Dacă îi cunoașteți bine și sunteți pe bază de nume, puteți folosi primele lor nume, cum ar fi "Dragă Will, Kiersten și Pat".
Dacă nu le cunoașteți bine sau dacă nu sunteți sigur dacă numele sunt potrivite, folosiți mai multă formalitate: "Dragă domnilor, domnișoare Thompson și dna Crump". În general, nu veți fi condamnat pentru că sunteți prea formali, dar sprâncenele vor crește dacă sunteți prea informal.
Scrierea la un grup
Când scrieți la mai mult de trei persoane, pronunțarea unor nume pare greoaie. Oamenii tind să se simtă ca și cum ar fi doar o listă lungă. Mai bine să utilizați un termen de grup precum "Dragă echipă" sau "Dragi colegi". Este amuzant cum explicarea denumirilor unui grup îi poate face să se simtă ca unul dintr-o mulțime, dar "Dragă Echipă" îi face să se simtă ca ei aparținând grupului; fac parte din echipă. "Dragi colegi", spune că le considerați vrednici de a fi colegi, de un participant egal și de valoare.
Nu utilizați, totuși, "dragi colegi" atunci când scrieți la persoanele care sunt înalte față de dvs. Din punct de vedere tehnic, sunt superiorii voștri, nu colegii tăi. Dar dacă se află în echipă, atunci "Dragă Echipă" ar funcționa bine.
Cum să numești numele
Scrieți persoanelor după nume dacă este posibil. De exemplu, dacă mai multe persoane v-au scris despre un subiect și vreți să vă scrieți, faceți efortul de a găsi și utiliza numele lor. Dacă aplicați pentru un loc de muncă sau dacă vă aflați într-o altă situație în care doriți să impresionați pe cineva, găsindu-vă denumirile pe care le-ați arătat, veți depune eforturi suplimentare și la locul de muncă, dacă sunteți angajat. Știți pe cineva din companie care ar putea afla numele personalului implicat în resursele umane?
O altă idee este să mergeți pe site-ul organizației și să vedeți dacă directorul sau managerul departamentului este listat. Dacă acesta este singurul nume pe care îl vedeți, puteți adresa scrisoarea ca: "Dragi domni Burns și colegi" sau "Dragă domn Burns și membrii comitetului de selecție". Dacă nu găsiți nume specifice, scrieți "Dragi membri ai Comitetului de selecție", va face bine. În timp ce ați putea scrie, "Stimate Comitet de Selecție", adăugând "membrii" îi dă o notă specială. "Membrii" recunosc că îi vedeți ca indivizi, nu doar ca un comitet mare anonim.
Obținerea unui gen
Cu nume precum John, Maryann, Wayne și Daisy, este ușor să le spui sexului. Alte nume vă pot păstra ghicitul, cum ar fi Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew și Alex. Uneori, ortografia lor le dă departe. De exemplu, Adrian este de obicei bărbat, în timp ce Adrienne este o femeie. Dar numele sfidează regulile comune de ortografie, deci dacă nu știți, nu presupuneți.
Dacă cineva pe care îl cunoașteți ar putea cunoaște persoana în cauză, este posibil să aflați. De asemenea, verificați site-ul pentru a vedea dacă persoana este scrisă și este menționată ca el sau ea. O căutare generală pe Internet a numelui ar putea da și răspunsuri. Dacă tot ce nu răspunde la întrebarea de gen, este acceptabil să scrie "Dragă Chris Trainor".
La cine sau nu
În timp ce "Către cine poate fi îngrijorat" sună rigidă și foarte formală, este totuși o salutură acceptată pentru a fi folosită atunci când nu aveți nici o idee despre care scrieți.
Pe de altă parte, "Dragi domni" este depășită. Este o capcană de gramatică care este o rămășiță din zilele în care afacerile au fost domeniul omului. "Stimați domni" este inadecvat astăzi, când scrisoarea dvs. ar putea fi foarte bine primită de o femeie. "Stimate domni sau doamne", cel puțin recunoaște că o femeie ar putea fi un destinatar, dar se pare că este totuși veche. Mai întâi de toate, nimănui nu i se adresează mai mult domnule sau doamnă, cu excepția, poate, de către șofer sau șofer. Dacă nu aveți nume și nu aveți nicio idee despre genul lor, încercați ceva diferit, cum ar fi "Salutări" sau "Bună ziua". Acestea sunt prietenoase cu sunetul și sunt potrivite pentru sex.
Modelele se referă și la e-mail
În toate cazurile, cu excepția cazurilor cele mai formale, este acceptabil să trimiteți o scrisoare de e-mail în loc să trimiteți scrisoarea. Multe postări de locuri de muncă sugerează un răspuns prin e-mail. E-mailul este o formă de comunicare mai relaxată, dar, ca într-o scrisoare de intenție, regulile de gramatică și etichetă se aplică în continuare. Vor fi observate erori și scrieri greșite și veți fi judecați de aceștia.
Aceleași reguli se aplică atunci când scrieți la două sau trei persoane sau la un grup. Atunci când trimiteți un e-mail, este important să puneți adresele de e-mail în câmpul "bcc", mai degrabă decât câmpul "To". Mulți oameni nu doresc ca adresele lor de e-mail să devină cunoscute de public, mai ales atunci când este ușor să transmiteți un e-mail cu informațiile de contact ale tuturor în mod obișnuit. "bcc", care înseamnă "copie orb de carbon", înseamnă că puteți vedea adresa, dar ceilalți destinatari nu pot.
