Multe organizații non-profit și educaționale au nevoie de sprijin filantropic pentru susținerea operațiunilor. Un banchet de strângere de fonduri este una dintre cele mai bune modalități de a strânge fonduri pentru programe de artă, școli, spitale, grupuri de advocacy și altele. Aceste evenimente pot părea complicate pentru a planifica și organiza. Începeți cu o listă bună de verificare, creați un calendar și cereți voluntarilor să vă ajute. Începeți luni înainte de data banchetului și rezervați-vă locația, cateringul, talentul și divertismentul devreme.
Programați evenimentul și achiziționați o carte de planificare sau notebook (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) strict pentru eveniment. Mențineți un dosar pentru înregistrări, contacte, cărți de vizită, chitanțe, liste de voluntari, rezervări, meniuri și toate detaliile care vor apărea înainte, în timpul și după eveniment. Obțineți un ajutor cât mai curând posibil, cum ar fi un coordonator de voluntari, și începeți delegarea sarcinilor.
Bugetul evenimentului. Odată ce cunoașteți numărul maxim de capuri al locației, cifra costă alocarea pe persoană pentru mese, băuturi, saci de cadou și alte elemente de pe listă. Figura costurile pentru fiecare intrare de pe lista de verificare, cum ar fi echipamentul, costurile de personal, chiriile, taxele de serviciu, gratuități și așa mai departe. Prețurile biletelor și fondurile strânse vor acoperi aceste costuri, însă cheltuielile inițiale vor include un număr de depozite și costuri în avans.
Localizați și asigurați-vă o facilitate pentru a organiza banchetul. Acesta poate fi un hotel major, un restaurant mare care acceptă petreceri private, un pat și mic dejun sau un conac istoric. Veți avea nevoie să cunoașteți capacitatea maximă, astfel încât să nu exagerați invitațiile pentru oaspeți sau să vindeți mai multe bilete decât va permite camera. Cele mai multe unități de calitate vor avea personal pentru a ajuta la planificare, precum și servicii de catering și alte servicii in-house.
Rezervați maestrul dvs. de ceremonii (MC). Consultați agențiile de talente locale. Dacă doriți să rezervați un act de "nume" sau o celebritate, va trebui să începeți cu mult înainte de data anticipată, deoarece unii au programe foarte ocupate. Agenții de contact și manageri pentru divertisment și rezervați tot talentul.
Comandați invitații, bilete, programe și orice alte materiale tipărite, cum ar fi broșurile organizației pentru care se generează fonduri. Dacă intenționați să organizați o licitație, începeți să obțineți articole donate. O echipă de voluntari se poate ocupa de această responsabilitate. Licitațiile silențioase nu vor avea nevoie de un licitator, ci o licitație de licitație. Decideți dacă MC va face acest lucru sau dacă aveți nevoie de un specialist separat. Invitații prin poștă la lista donatorilor organizației. Asigurați-vă că notați că evenimentul este semi-formal. Specificați orice, în special, oaspeții vor trebui să știe dincolo de data, ora, loc și oaspeții speciali sau divertisment. Asigurați-vă că vă promovați licitația.
Publicați evenimentul prin buletine de știri, publicitate online, ziare locale și posturi de radio care transporta PSA (Anunțuri de servicii publice) pentru organizații non-profit. Posturile locale de televiziune pot avea, de asemenea, un calendar de evenimente, iar programele locale de știri pot face un scurt interviu sau un conector pentru eveniment, astfel încât toate detaliile sunt pregătite.
Vorbiți cu bucătarul ședinței sau aliniați-l în afara mesei de gătit. Decideți-vă dacă aveți un bufet sau un serviciu complet, mese placate. Spuneți-i bugetul și numărătoarea numărului de angajați. Acest lucru poate fi finalizat mai aproape de tine, dar este întotdeauna mai bine să te pregătești pentru mai mulți oameni decât te aștepți decât să nu-ți atingă nevoile reale.
Mențineți un contact regulat cu voluntarii, colegii și întregul personal care lucrează la eveniment. Alocați un asistent special fiecărui grup de celebrități sau de divertisment pentru a vă ajuta cu ceva în timpul evenimentului. Faceți cunoștință cu toți voluntarii înainte de a vă asigura că știu cum să se îmbrace, ce să facă, unde să fie când, etc.
Ajungeți la locația evenimentului mult mai devreme în cursul zilei pentru a decora și a configura spațiul. Dacă vă lăsați să vă pregătiți, întoarceți-vă cu mult timp pentru a vă întâlni cu invitați speciali, celebrități și divertisment și îndreptați-i spre locul unde vor sta, lucrați sau așteptați în spatele scenei. Dacă aveți o trupă live, se vor afișa devreme pentru a se stabili și pentru a efectua controale solide. Asigurați-vă că detaliile finale se reunesc și vă bucurați de eveniment. După aceea, asigurați-vă că totul este curățat și că tot personalul sau personalul-cheie sunt plătiți. Colectați plicuri de donație și dați persoanei corespunzătoare care reprezintă organizația.
