Dosarul de plată a conturilor este procesul de agregare a facturilor care urmează să fie plătite în grupuri sau loturi și efectuarea unei intrări în evidențele contabile pentru întregul lot de facturi, spre deosebire de intrările din jurnalul individual pentru fiecare beneficiar. Intercalarea este o tehnică comună folosită pentru a reduce intrările jurnalului și ajută sistemul informațional contabil să funcționeze mai eficient. Cu toate acestea, procedurile de dozare au și dezavantaje.
Reducerea tranzacțiilor
Beneficiul principal în conturile de loturi de plată care se plătesc este o reducere a intrărilor în sistemul contabil. Companiile cu un număr mare de tranzacții cu valoare scăzută în dolari pot vedea rapid mii de debite și credite în conturi de cheltuieli. Acest nivel de detaliere în registrul de plăți este inutil și creează o povară de procesare pentru sistemul contabil computerizat. Prin intermedierea tranzacțiilor pe o bază zilnică sau săptămânală, această povară este atenuată.
Crearea unui traseu de audit
Atunci când tranzacțiile sunt distribuite zilnic și plățile sunt efectuate cu plată, este simplu pentru supraveghetorii contabili să reconcilieze sumele zilnice de retragere la ieșirile de numerar ale extrasului de cont bancar, deoarece situațiile bancare conțin frecvent totalul tranzacțiilor zilnice. Mai mult decât atât, selecțiile aleatorii de facturi plătite pot fi făcute și trasate în loturi, iar extrasul bancar pentru a asigura că sumele înregistrate sunt corecte.
Analiza rapidă
Intermedierea zilnică și săptămânală a tranzacțiilor permite contabililor să analizeze rapid evoluția sumelor de plată pe zi. Fiecare lot de plată reprezintă aceeași unitate de timp; se pot observa cu ușurință extrageri prin listarea totalurilor loturilor zilnice și investigarea sumelor mari sau mici. Cu toate acestea, loturile fac mai dificilă detectarea ieșirilor anormale ale numerarului individual. În cazul în care compania este preocupată de efectuarea unor plăți mari în numerar fără autorizare, autoritățile de supraveghere pot institui politici pentru a include semnături duble în cantități mari.
Dificultate în reconciliere
Un dezavantaj potențial în ceea ce privește încasarea conturilor de încasat poate fi dificultatea reconcilierii. În cazul în care contabilii companiei nu sunt diligenți în ceea ce privește înregistrarea tranzacțiilor care compun fiecare lot, reconcilierea plăților poate fi dificilă, dacă nu imposibilă. Dacă această slăbiciune există, poate fi ușor pentru angajați să comită fraude sau vânzători pentru a contesta faptul că au primit plata.
