Lumea afacerilor este plină de întâlniri lungi, plictisitoare și pline de râs. În cazul în care întâlnirea dvs. este concentrată și la un punct, oricine participă va aprecia acest lucru. Fie că este vorba de o întâlnire săptămânală a personalului, fie de o conferință a industriei, planificarea și pregătirea pot face diferența între o sesiune productivă sau o pereche de ore obositoare.
Aveți un obiectiv
Întâlnirea se va mișca mai repede și va fi mai concentrată dacă aveți motive să o țineți. Chiar dacă este o întâlnire regulată săptămânală, va fi mai productivă dacă aveți un anumit scop. Desenați o agendă care să atingă subiectele pe care doriți să le acoperiți. Așezați-vă la ordinea de zi: dacă cineva aduce un subiect fără legătură, spuneți-i să vorbească despre asta după ce întâlnirea sa încheiat.
Invitați selectiv
Nu invitați persoane care nu trebuie să fie acolo. Dacă tot ce ai nevoie de la cineva este o actualizare a ultimului său proiect, poți obține asta într-un e-mail. Menținerea întrunirii la o dimensiune rezonabilă păstrează lucrurile mai ordonate și mai concentrate. De asemenea, îi eliberează pe mai mulți oameni să facă muncă productivă.
Pregătiți-vă participanții
Trimiteți ordinea de zi înainte de întâlnire, astfel încât toată lumea să știe la ce să se aștepte. Dacă numiți întâlnirea pentru a face față unei evoluții recente - o modificare a legii, o întârziere a proiectului - includeți informațiile de bază pe ordinea de zi. În acest fel, toată lumea se va ridica la viteză și veți avea mai mult timp în cadrul întâlnirii pentru a aborda dezvoltarea.
Găsiți spațiul potrivit
Găsiți o cameră suficient de mare pentru ca oricine participă să se poată sedi confortabil. Stoarcerea oamenilor sau vânarea scaunelor este distractivă, incomodă și te face să arăți nepregătit. Confirmați că camera are orice echipament de care aveți nevoie și că este în stare de funcționare. Acest lucru este deosebit de important dacă întâlnirea include o prezentare de prezentare sau dacă cineva va participa prin telefon sau prin videoconferință.
Treceți la întâlnire
Agendele nu sunt magice. Multe întâlniri încep cu un scop, apoi participanții se opresc pe tangente. Dacă găzduiți, depinde de dvs. să vă îndreptați nava înapoi. Dacă oaspeții dvs. includ clienți sau conducători de nivel superior, va trebui să faceți acest lucru cu o atingere delicată, dar trebuie să faceți acest lucru. Terminați întâlnirea la ora programată.
Ajutați oamenii să se relaxeze
Nu vrei să conduci o întâlnire atât de strânsă, toată lumea se simte ca și cum ar fi în tabăra de boot. Aranjați o gustare și băuturi nealcoolice. Permiteți puțin timp la început pentru discuții mici, deoarece oamenii se bucură în mod natural de prinderea unul cu celălalt. Doar nu lăsați-o să meargă până la punctul în care întârzie afacerea la îndemână.
