Tehnologia informatică ne conduce într-o epocă de stocare electronică. Întreprinderile de toate tipurile sunt orientate în direcția biroului fără hârtie într-un efort de reducere a costurilor și de creștere a eficienței. În ciuda accentuării tot mai accentuate pe datele computerizate, o mare parte din afacerile desfășurate se bazează încă pe stocarea pe hârtie a documentelor. Decizia de a folosi fișierele laterale sau verticale într-un mediu de birou depinde de o varietate de factori.
Înregistrarea istorică
De-a lungul anilor, necesitatea înregistrării a crescut odată cu creșterea populației și crearea unor noi afaceri. Profesii ca legea și medicina necesită înregistrări complete și exacte scrise ale tranzacțiilor cu clienții. Producătorii și comercianții cu amănuntul se bazează pe fișierele clienților pentru vânzări directe și achiziții de înregistrări. În trecut, nevoia de stocare a documentelor a creat nișe pentru companii care se străduiesc să satisfacă o varietate de nevoi de depozit. Spațiul de depozitare a documentelor la locul de muncă a evoluat de la hârtii stivuite pe rafturi și în găuri de cuburi până la sisteme de depozitare bine gândite disponibile de la mulți producători.
Sisteme de depozitare verticale
Dulapurile verticale reprezintă cea mai veche dintre dulapurile principale de fișiere în uz popular. Ele pot fi construite din lemn sau metal și sunt disponibile cu două, patru sau cinci sertare. Fișierele cu două sertare sunt produse pentru a se potrivi cu înălțimile de birou standard, ca o chestiune de compatibilitate a muncii. Fisele verticale cu cinci sertare sunt în general de 60 de inci înălțime și nu sunt utilizate în mod obișnuit în birourile de lucru, deoarece sertarele superioare sunt prea mari pentru accesul facil. Acestea sunt folosite în spațiile de depozitare în masă, unde spațiul este la un preț premium. Fișierele verticale sunt livrate în două dimensiuni de bază pentru sertare pentru a se potrivi documentelor de dimensiune normală cu litere și de dimensiuni juridice.
Sisteme de arhivare laterală
Tabelele laterale oferă câteva avantaje distincte față de fișierele verticale. Acestea pot găzdui atât documente de dimensiune scrisă cât și juridică. Fișele laterale oferă de obicei o treime mai mult spațiu de depozitare decât sertarele de fișiere verticale. Deoarece sunt disponibile în înălțimi de birouri, ele servesc scopului dublu al fișierului și credenței. Ambele sertare sunt ușor accesate în timp ce sunt așezate. În cazul în care stația de lucru necesită disponibilitatea rapidă și repetată a anumitor fișiere, fișierul lateral este o soluție ideală de depunere. Datorită acestei funcții, ele sunt sistemul de depozitare preferat pentru directori și profesioniști.
Sfaturi de prezentare
În alegerea dulapurilor de fișiere pentru afacerea dvs., acordați o atenție deosebită cu privire la modul în care se vor folosi fișierele și la ce personal. Reprezentanții de vânzări sau asistenții tehnici care au nevoie de acces rapid la documente vor fi cel mai bine deserviți cu sisteme de arhivare laterală. Cel mai bine este să consultați profesioniștii înainte de a se angaja un depozit lateral sau vertical. Furnizorii mari de echipamente de birou au personal instruit disponibil pentru a recomanda cel mai eficient tip de depunere pentru o anumită întreprindere de afaceri. Acestea vor oferi scheme de planificare și planificare ca parte a procesului de vânzare.
Opțiuni de luat în considerare
Consultați-vă cu mai multe firme de furnizare de birouri atunci când vă gândiți la sistemele de fișiere pentru a vă asigura că obțineți maximum de bani. Luați în considerare posibilele economii prin achiziționarea de produse folosite de la dealeri sau la licitații. Dacă finanțele sunt strânse, analizați opțiunea de a închiria echipamentul de depozit necesar.
