În calitate de angajator, trebuie să fii conștient de legile de stat și federale care prevăd tipul de informații care ar trebui să fie păstrate în dosarele de personal. Unele dintre documentele de personal necesare includ informații personale de contact pentru angajat, starea de lucru, informații despre salarizare și informații despre performanță.
Informații privind ocuparea forței de muncă
Informațiile privind ocuparea forței de muncă într-un dosar de personal apar în mod obișnuit sub forma unei cereri de angajare sau a unei noi acte de închiriere. Dosarul poate include, de asemenea, o copie a scrisorii din oferta de angajare trimisă angajatului și o chitanță semnată de la angajat, care recunoaște că a primit o copie a manualului angajaților societății. În timp ce dosarul de personal pentru un angajat trebuie să includă o dată de naștere în scopul prestațiilor, este ilegal să se obțină aceste informații pentru a se determina dacă persoana trebuie angajată sau nu.
Starea de lucru
Starea de lucru este documentația legală care demonstrează că angajatul este în măsură să lucreze în Statele Unite. Ca dovadă a statutului de lucru, dosarul personalului angajatului trebuie să includă o copie a cartelei de securitate socială a angajatului. Dacă angajatul nu este cetățean al Statelor Unite, trebuie inclus un formular I-9 completat (cetățeanul non-SUA echivalent cu un formular W-4), o copie a pașaportului angajatului și o copie a vizei de muncă a angajatului în dosarul personalului angajatului.
stat de plată
O altă componentă primară a unui dosar de personal se referă la salarizare. Un angajator trebuie să mențină un formular federal W-4 actualizat. Împreună cu formularul W-4, un fișier de personal poate conține, de asemenea, foi de pontaj pentru perioadele de plată în care angajatul lucrează. Dacă salariatul are banii legali din salariul său, ordinul instanței sau copia clauzei trebuie să fie și în dosarul de personal.
Informații despre performanță
Evaluările de performanță reprezintă o altă parte integrantă a dosarului personalului angajatului. Acestea pot include copii ale obiectivelor profesionale ale angajatului și ale evaluărilor performanței scrise de către supraveghetorul sau managerul angajatului. Dacă este cazul, dosarul de personal conține, de asemenea, orice mustrări sau avertismente pe care angajatul le primește în timpul petrecut împreună cu compania.
Informații fiscale de stat
Dacă statul în care vă desfășurați afacerea dvs. are impozite de stat, atunci sunteți obligat să mențineți un formular W-4 pentru impozitarea la sursă. Similar formularului fiscal federal W-4, formularul de stat trebuie să fie actualizat și păstrat în fișierul de personal al angajatului ca o înregistrare de rezervă pentru deducerea corespunzătoare din salariul angajatului și în cazul unui audit efectuat de către IRS sau agenția fiscală de stat.
