Rapoartele sunt cea mai comună metodă de dispersare a informațiilor în lumea afacerilor. Rapoartele factuale analizează și descriu o situație și includ o cantitate mare de date exacte. Scriitorii de succes de știri știu că scrierea raportului este doar sfârșitul procesului. Ei își planifică raportul, își dau seama de scopul și cine o va citi și decid ce să pună în aplicare și cum să o organizeze în mod eficient. Un raport de fapt efectiv scris și bine prezentat este rezultatul unui proces atent planificat.
Identificați obiectivele cititorului și setați
Luați în considerare cunoștințele cititorului
Luați în considerare ce știe deja cititorul. Problemele obișnuite din rapoartele factuale supraestimă și subestimează cunoștințele unui cititor. Este ușor să copleșești oamenii cu jargon sau să le dai cu informații simpliste. Încercați să aflați cât de mult cunoaște și comunică deja cititorul dvs. la nivelul corespunzător de cunoștințe.
Înțelegeți interesele cititorului
Gândiți-vă la poziția cititorului. Cititorul poate avea interese speciale, îi place sau nu. Înțelege ce vrea cu adevărat cititorul tău. Trimiteți un raport care să apeleze la atitudinea lor sau poate să nu fie citit. Reflectați dacă persoana care citește raportul va face acest lucru pe baza unor idei preconcepute despre conținut.
Decideți ce cunoștințe are nevoie de cititor
Decideți ce cunoștințe factuale are nevoie cititorul. Luați în considerare măsura în care trebuie să furnizați informații de bază sau să definiți termeni tehnici.
Luați în considerare faptele dorite
Uitați-vă la ceea ce vrea cititorul să învețe. Gândiți-vă la modul în care datele de fapt pe care le prezentați vor furniza acest lucru. Uneori procesul poate arăta că un raport nu este deloc necesar sau că obiectivul poate fi cel mai bine îndeplinit într-un alt mod.
Materiale, structură și stil
Selectați cu atenție materialul
Selectați materialul cu atenție. Țineți-o simplă și justificați concluziile. Simplificați cât mai mult posibil. Aruncați materialele străine și concentrați-vă asupra elementelor esențiale. Justificați-vă concluziile cu fapte și starea în care le-ați găsit. Construiți faptele într-un caz logic și consecvent, astfel încât cititorul dvs. să poată ajunge la aceleași concluzii.
Planificați structura raportului
Planificați structura raportului. Faptele ar trebui să fie un set de direcții care să ia cititorul la concluzia dvs. Începeți prin împărțirea raportului dvs. în secțiuni importante. Fiecare subiect poate fi subdivizat în acest fel. Aceste subdiviziuni ar putea deveni rubricile din raportul dvs.
Faceți o listă sub fiecare poziție a tuturor punctelor pe care doriți să le aduceți și notați informațiile de care aveți nevoie pentru a le sprijini. Aranjați punctele într-o secvență logică care corespunde obiectivelor dvs.
Aplicați un stil adecvat
Aplică un stil adecvat. Deși rapoartele respectă convenții stricte, există spațiu pentru stilul personal. Rapoartele eficiente utilizează un proces de redactare și redactare. Alegeți o terminologie familiară cititorului dvs. Termenii tehnici sunt folositori pentru specialiști, dar vor fi confuzi pentru ceilalți.
Utilizați tehnici de prezentare adecvate
Utilizați tehnici de prezentare adecvate. Rapoartele conțin tabele, grafice, grafice sau alte diagrame pentru a prezenta date.
Urmați convențiile de scriere a rapoartelor
Pregătiți o pagină de titlu
Pregătiți o pagină de titlu. În mod normal, acesta conține titlul, subtitrarea, data, numele autorului și poziția în companie. De asemenea, va indica cine primește raportul factual. Poate de asemenea să aibă un număr de referință sau altă formă de clasificare.
Scrieți un rezumat
Scrieți un rezumat. Acest lucru este necesar în special dacă raportul este lung. Oferă oamenilor ocupați conținutul raportului fără a fi nevoiți să le citească totul. Un rezumat atractiv poate motiva oamenii să citească întregul raport.
Includeți o pagină de conținut
Includeți o pagină de conținut. Aceasta este o pagină separată care enumeră secțiunile majore sau capitolele, subsecțiunile și anexele. De asemenea, oferă numerele paginilor și ar trebui să indice relația dintre secțiuni.
Scrieți o introducere
Utilizați o introducere pentru a explica scopul raportului de fapt. Aceasta oferă informații de fond și explică de ce este necesar. Introducerea menționează obiectivul raportului, oamenii pentru care a fost scris și domeniul său de aplicare.
Organizați corpul raportului
Organizați corpul raportului. Acesta conține faptele și concluziile detaliate, arată modul în care au ajuns și indică concluziile pe care le-ați făcut. Realizați concluziile. Sintetizați punctele importante ale raportului dvs. și oferiți-i un verdict considerat.
sfaturi
-
Încercați să obțineți copii ale altor rapoarte scrise pentru publicul vizat. Acest lucru vă va oferi o idee clară despre ceea ce se așteaptă de la dvs.
