Dacă sunteți un vorbitor, consultant sau educator, seminarii ar putea fi afacerea dvs. Dacă sunteți un alt proprietar de afaceri, seminarii ar putea fi una dintre cele mai bune metode pentru a vă comercializa afacerea. Oricare ar fi motivele dvs. pentru organizarea unui seminar, ar trebui urmate aceleași pași de bază pentru a crea un eveniment care să meargă fără probleme și care să îi impresioneze pe participanți.
Alegeți subiectul. Dacă sunteți un consultant sau un vorbitor, probabil că vi sa cerut să vorbiți cu un grup despre un anumit subiect. Dacă sunteți proprietarul unei firme care organizează un seminar pentru promovarea afacerii dvs., trebuie să selectați un subiect care să apeleze la clientul dvs. vizat. De exemplu, un avocat ar putea organiza un seminar gratuit pentru public cu privire la planificarea imobiliară.
Selectați locul dvs. de întâlnire. Încercați să estimați numărul de participanți pe care îl veți avea și alegeți un loc de întâlnire care va avea spațiu suficient pentru ca toată lumea să stea confortabil. De asemenea, trebuie să țineți cont de preț atunci când selectați un loc de întâlnire. Unele locații pot avea taxe de închiriere de cameră de câteva sute sau chiar mii de dolari, în timp ce altele sunt mult mai rezonabile. Hoteluri au adesea săli de banchet în care companiile dețin frecvent convenții, astfel încât acestea ar putea fi un loc bun pentru a începe în căutarea unei locații.
Creați și invitați prin poștă. În funcție de mărimea și formalitatea evenimentului dvs., invitațiile dvs. pot varia de la un document simplu creat în Microsoft Word la un design fantezist creat de un designer profesionist. Trimiteți-vă invitațiile cu câteva săptămâni înainte pentru a le permite participanților să plănuiască să participe. Nu trimiteți prin e-mail invitațiile de până acum, pe care le-ar putea uita înainte de sosirea efectivă a seminarului. De asemenea, puteți să trimiteți prin e-mail invitațiile dvs., dar rețineți că acestea pot ajunge în mai multe dosare de spam ale destinatarilor.
Decideți dacă veți oferi prânz sau băuturi răcoritoare ușoare. În cazul în care seminarul dvs. se desfășoară timp de câteva ore, este un lucru plăcut să aveți la dispoziție băuturi răcoritoare ușoare. În cazul în care seminarul dvs. începe dimineața devreme sau trece peste ora de prânz, se recomandă prânzul. Unele locații au o cerință să utilizați serviciile furnizorului de servicii de la propriul restaurant atunci când organizați un eveniment la complex. Asigurați-vă că știți regulile contractului dvs. înainte de a comanda băuturi răcoritoare.
Creați materialele de prezentare. Faceți copii ale materialelor tipărite sau le imprimați pe o imprimantă profesională. Probabil că veți dori să creați o prezentare PowerPoint astfel încât să aveți o referință vizuală atunci când dumneavoastră sau vorbitorul dumneavoastră vă prezentați materiale. Puteți crea cu ușurință o broșură pentru participanții dvs., selectând "broșuri" în opțiunile de imprimare. Asigurați-vă că selectați trei pe pagină, iar participanții dvs. vor putea să noteze direct pe materialele lor.
Cu câteva zile înaintea evenimentului, finalizați numărul de participanți pe baza numărului de participanți la sesiune. Dacă alegeți, puteți apela alte persoane pe care le-ați invitat pentru a le reaminti de evenimentul dvs. și pentru a le da o ultimă șansă de a vă înregistra. Lăsați un mesaj pentru oricine nu ajungeți, dacă este posibil, și instruiți-i să vă sune cât mai curând posibil dacă intenționează să participe.
Creați o foaie de conectare și etichete de etichete. Este frumos pentru participanții la seminar să fie capabili să se întâlnească cu alți oameni și să le vadă imediat numele și de unde provin. Ea elimină unele dintre sentimentele inconfortabile pe care le au oamenii atunci când se introduc în noi oameni. O foaie de înscriere se va dovedi utilă dacă intenționați să oferiți participanților dvs. orice tip de credite de educație continuă sau dacă pur și simplu doriți să păstrați legătura cu participanții după seminar. Puteți solicita numele, adresele, numerele de telefon și adresele de e-mail. Este înțelept să oferiți o cutie pe care o pot verifica dacă nu doresc să primească o comunicare ulterioară de la dvs.
Creați pachete pentru fiecare setare de tabel. Poate doriți să includeți broșuri și alte materiale promoționale despre afacerea dvs. Veți dori, de asemenea, să oferiți un material pentru participanții dvs. pentru a scrie și un stilou pentru a le scrie. Dacă nu aveți aceste elemente cu sigla dvs. de afaceri, locul unde vă țineți evenimentul poate avea pixuri și tampoane pe care ar fi fericit să le furnizeze.
Confirmați detalii cu persoana dvs. de contact la locul dvs. de desfășurare cu câteva zile înainte de evenimentul dvs. De asemenea, trebuie să confirmați un contabil final cu furnizorul dvs., dacă aveți alimente furnizate. Asigurați-vă că ați lăsat-o pe cunoscătorul dvs. dacă aveți nevoie de ele pentru a furniza produse din hârtie, cum ar fi plăci, șervețele sau cupe. Efectuați orice modalități de plată necesare. Unele locații și restaurante necesită plata în avans, în timp ce altele sunt fericite să colecteze bani în ziua evenimentului.
Configurați locul dvs. cu o zi înainte sau în dimineața evenimentului dvs. Veți dori să fiți sigur că personalul dvs. de la locul de desfășurare a întâlnirii a pregătit camera așa cum ați cerut. Veți dori, de asemenea, să plasați pachetele și alte materiale la fiecare setare înainte de sosirea invitaților dvs. Mergeți în jurul camerei și asigurați-vă că toată lumea va avea o vedere clară asupra dvs. sau a difuzorului dvs. din fața camerei.
Planificați-vă pentru dvs. sau pentru un reprezentant al companiei dvs. să fie prezent când primii oaspeți vor începe să sosească ziua evenimentului dvs. Veți dori să salutați oamenii și să îi îndrumați la foaia de conectare, la locația toaletelor și la băuturi răcoritoare.
sfaturi
-
Încercați să rămâneți cât mai organizat cu putință atunci când planificați seminarul. Detaliile mici pot tenta să vă copleșească, iar cu cât organizați mai mult la eveniment, cu atât mai bine veți alerga în ziua cea mare.
Avertizare
Întotdeauna veți avea câțiva participanți care au rezervat un loc la seminar, care nu apar în ziua evenimentului. Situațiile de urgență apar sau apar alte probleme care împiedică anumite persoane să vină de fapt. Nu vă lăsa să vă deranjeze. Sunt șanse, va fi unul sau doi oameni care se vor arăta în ultimul moment și vor întreba dacă vor mai putea să participe.
