Atunci când compania sau organizația dvs. au informații importante pentru a comunica și canalele obișnuite sunt insuficiente, planificați un proiect tactic de comunicații adaptat conținutului și circumstanțelor. Anunțurile care beneficiază de planuri personalizate sunt, de obicei, semnificative evenimente ocazionale, neobișnuite, cum ar fi schimbarea conducerii executive, planuri de angajare și concedieri, schimbarea beneficiilor angajaților și relocarea facilităților companiei. Acestea implică deseori audiențe externe și interne. Efectuarea unui plan tactic de comunicare a proiectului vă ajută să vă asigurați că aveți în vedere întrebările cheie: cine are nevoie să audă ce, de la cine, prin ce mijloace, când și în ce scop? Un plan identifică, de asemenea, sarcinile, responsabilitățile și termenele - netezirea activității de gestionare a proiectelor.
Clarificați și confirmați înainte de a vă planifica. Identificați "proprietarul" proiectului - de obicei persoana care îl desemnează - care vă va sfătui și aproba planul. Cu proprietarul proiectului: - Confirmați conținutul anunțului, cerințele de sincronizare și confidențialitate dorite. Confirmați dacă există sensibilități sau circumstanțe neobișnuite, cum ar fi cerințele juridice sau de raportare a apartenenței. - Afirmă modul în care proiectul se potrivește ca o tactică în strategiile de relații publice și comunicare. - Încercați sursele pentru informații și informații mai detaliate, de exemplu, de exemplu, managerul pentru resurse umane al companiei dvs. sau președintele comitetului de căutare executivă. - Identificați cerințele de aprobare și raportare pentru proiectul dvs. Sunt de acord dacă veți gestiona proiectul în mod informal sau vom structura o echipă de proiect. - Identificarea cerințelor de aprobare pentru produsele de muncă care decurg din plan, de exemplu, revizuirea de către persoane juridice, de resurse umane și de finanțe sau de directori specifici. - Stabilirea parametrilor pentru resursele necesare, cum ar fi așteptările bugetare și utilizarea agențiilor externe.
Cristalizarea scopului și obiectivelor. Scopul este ceea ce doriți să se întâmple, de obicei începând cu "Pentru a …" Obiectivele încep de obicei cu verbele de acțiune - ele sunt ceea ce doriți să faceți atunci când, declarate ca procese sau rezultate dorite. În acest sens, obiectivul de a face anunțul dvs. la o anumită dată este un obiectiv. Scopul poate fi "satisfacerea nevoilor și preferințelor părților interesate în ceea ce privește informarea actuală și reală cu privire la (subiect), într-un mod care afirmă imaginea și valorile companiei". Reluați acest scop înapoi la strategia generală de relații publice și comunicare.
Profilul părților interesate și publicul. Planificarea strategică destul de probabil a identificat obiectivele de comunicare în cazul accidentelor intense. Pentru proiectul tău tactic, accentuați focalizarea. Părțile interesate sunt grupuri sau persoane care vor fi afectate de informațiile specifice pe care intenționați să le împărtășiți și care sunt astfel audiențe cheie. Adăugați în listă și alte segmente de public în care doriți să creați, să modificați sau să afirmați percepțiile. Utilizați un tabel sau o foaie de calcul cu următoarele titluri de coloană pentru a rezuma analiza dvs. de: - Segment de audiență. Dați fiecărui nume și, dacă este necesar, nota de subsol a acelorași constituenți inclusi. Subsegmentați un grup dacă nevoile de comunicare vor diferi în cadrul grupului. Exemplu: toți angajații, angajații diviziei afectate, supraveghetorii. Întrebați: "Cine va avea nevoie sau vrea să știe despre acest lucru și de ce?" De exemplu, luați în considerare clienții cheie, proprietarii de acțiuni, publicul larg, colegii din industria dvs., organismele politice și furnizorii semnificativi. Alegeți dacă segmentele de presă vor fi segmente vizate sau în schimb vor fi utilizate ca canale pentru a ajunge la segmente cum ar fi publicul larg și comunitatea de afaceri. --Need / mesaje. Deși conștientizarea și înțelegerea sunt obiective pentru toate categoriile de public, unele pot avea nevoi speciale. Angajații ar putea dori să știe cum vor fi afectați de închiderea unui birou, de exemplu, sau de membrii asociației, procesul prin care va fi reușit un lider executiv demis. Membrii consiliului de administrație, directorii, supraveghetorii și managerii de cont se numără printre cei care nu au nevoie doar de știri, ci și de planul dvs. de comunicare, în special dacă aceștia vor juca un rol. Identificați mesajele cheie pentru fiecare segment. --Key Communicator. De la care se așteaptă fiecare segment sau vrea să audă știrile dvs.? Identificați purtătorul de cuvânt ca fiind "fața" comunicării către fiecare grup --- care va fi citat într-un comunicat de presă, de exemplu, sau va conduce o conferință cu angajații. Deși comunitatea de afaceri se poate aștepta să audă de la directorul executiv, angajații pot prefera să fie informați de către supraveghetorii și clienții cheie de către managerii de cont.
Planificați secvența de cascadă și canalele. Dacă ați fost vreodată uimit de faptul că ați învățat mai întâi dintr-un ziar de schimbări majore pe care compania dvs. îl planifică, înțelegeți principiul "fără surprize" și importanța informațiilor în cascadă pentru a ne asigura că nu apar surprize. Pe un tabel de lucru temporar sau într-o foaie de calcul, listați segmentele dvs. țintă în ordinea în care aceștia vor fi informați, lucrând înapoi de la data și ora în care informațiile dvs. vor fi cunoscute în cea mai mare măsură (adesea timpul unui comunicat de presă general). Deși unele distribuții pot fi simultane, luați în considerare dacă unele segmente au nevoie de notificări prealabile de comunicare pentru a veni. De exemplu, supraveghetorii ar putea avea nevoie de timp pentru a se pregăti pentru întrebările angajaților, iar membrii consiliului ar putea primi un anunț de articole de ziar iminente. În coloana de lângă fiecare segment, identificați canalul prin care se va face comunicarea. Canalele sunt metode de distribuire a informațiilor care implică de obicei evenimente și conținut scris. Exemple: - Pentru echipa executivă, membrii consiliului de conducere, șefii departamentelor principale și supraveghetorii - anunțurile prealabile prin e-mail. - pentru angajați --- notificare prin e-mail în avans, întâlniri departamentale, videoconferințe, conținut de site. - pentru componentele cheie - notificare prealabilă prin fax și e-mail, prezentare live. --Pentru publicul larg - distribuirea de știri generale, conferințe de presă, conținut de pe site.
Identificați garanțiile necesare. Actele de garanție sunt materialele utilizate în executarea planului de proiectare al comunicării - documente și audiovizuale, cum ar fi fotografii și înregistrări. Clasificați-le ca: - garanții de fond, pentru utilizarea cu mai multe segmente; Exemple: comunicat de presă, fișă factură, întrebări & răspunsuri, fotografii, conținut de site web. - Colateralele de segment, comunicările care se adresează anumitor segmente de public, care răspund nevoilor și preferințelor acestora și în "vocea" purtătorului de cuvânt preferat. Adesea, acestea sunt note din comunicatorul cheie al segmentului care atașează copii ale garanțiilor de fond de mai sus, în special comunicatele de presă. "Am vrut să vă informez că firma noastră anunță mai târziu în această după-amiază vestea că …" Aceste garanții pot include, de asemenea, puncte de discuție, contururi de conținut sau AV pentru comunicatori cheie, cum ar fi membrii echipei executive și supervizorii. - Colaterale consultative, note din partea dvs. altor persoane care se așteaptă să participe la proiect, să le convingă de planul de comunicare și rolurile așteptate în acest proiect. Atașați copii relevante ale garanțiilor de fond și ale segmentului. Pe o masă sau într-o foaie de calcul, identificați pentru fiecare garanție următoarele: Nume, Comunicator cheie, Atribuit, Proiect Data scadenței, Aprobare (e) necesară, Data finală de executare.
Confirmați suportul necesar. Identificați ce suport va necesita implementarea proiectului dvs. și confirmați disponibilitatea acestuia. Dacă nu există suport permanent, utilizați o tabelă sau o foaie de calcul pentru a detalia modul în care veți obține asistență, cum ar fi cele de mai jos, identificând elementul de suport, sursa și costul: - Defalcarea colateralelor - Compilarea listelor de distribuție cu informațiile de contact pentru segmentele dvs. țintă - Capacitatea și responsabilitatea pentru transmisiile în masă, cum ar fi e-mailurile de grup; - Aranjamente pentru întâlniri de grup, conferințe de știri și alte evenimente asociate.
Detaliile de dezvoltare a proiectului. Utilizați o tabelă sau foaie de calcul pentru a lista în ordine și a stabili calendarul pentru fiecare activitate pe care o planificați pentru lansarea comunicațiilor. Identificați cine va face ce și când, precum și colateralii care vor folosi fiecare. Luați în considerare aceste rubrici ale coloanelor: Numărul, data și ora, activitatea, garanțiile de utilizat, persoanele responsabile și statutul sau notele. Planificați să includeți detalii despre detaliile proiectului în colateralele consultative pe care le furnizați altor persoane care au o contribuție la acesta, cum ar fi membrii echipei executive, supervizorii și personalul de asistență.
Planificați urmărirea proiectului. Utilizați un tabel sau o foaie de calcul pentru a detalia o astfel de urmărire ca: - Întrebări de post-anunț de la părți interesate, cum ar fi angajați și mass-media - Evaluarea de proiect, destul de probabil, inclusiv succesul de execuție a proiectului și evaluări subiective ale răspunsului publicului
Face un buget. Identificați costurile anticipate compatibile cu politicile financiare ale organizației dvs. Este posibil să fie nevoie doar de identificarea celor care nu au fost deja incluse în bugetul existent pentru suportul general pentru comunicații.
Obțineți aprobarea planului de proiect. Furnizați-vă activitatea pentru aprobarea proprietarului proiectului înainte de a începe execuția și solicitați sugestii de îmbunătățire. Prefață documentul de propunere cu un rezumat succint. Urmați această schemă și încorporați tabelele / foile de calcul în locul narațiunii detaliate: - Rezumat executiv - Scopul și obiectivele proiectului - Participanți și audiențe (tabel sau foaie de calcul) - Detaliile de completare a comunicărilor (tabel sau foaie de calcul) - Collaterals (tabel sau foaie de calcul) - Planuri ulterioare - Suport nepermis - Buget
sfaturi
-
Dacă se permite confidențialitatea, consultați membrii părților interesate și membrilor de audiență sau cei care lucrează cu aceștia pentru a înțelege mai bine nevoile și interesele acestora. Pe lângă canalele dvs. obișnuite de comunicare, planificați evenimente speciale pentru noutăți de rutină pentru a-i semnifica "specialitatea".
Avertizare
Anumite anunțuri pot fi supuse legilor și regulamentelor privind munca și valorile mobiliare. Consultați șefii de resurse juridice și de resurse umane.
