Scrierea unui plan detaliat de management al proiectului sau proces implică documentarea pașilor și sarcinilor necesare pentru a crea un produs sau serviciu. Planul dvs. de acțiune ar trebui să descrie întregul proiect cu toate etapele, începând cu inițierea și continuând prin monitorizare, execuție, control și închidere, recomandă Institutul de Management al Proiectului. Includeți o prezentare generală și detalii despre domeniul de aplicare, programul, costurile și calitatea. De asemenea, ar trebui să listați membrii echipei de proiect, strategia de comunicare, riscurile, procesele de achiziție și tehnicile de gestionare a schimbării.
Utilizarea unui șablon
Deși puteți crea propriul format, este adesea mai ușor să începeți cu un design existent. Descărcați un șablon de pe un site web, cum ar fi Microsoft Office, PM Docs sau Link-uri PM. Folosind un șablon asigurați-vă că acoperiți toate subiectele necesare și mențineți coerența cu fiecare proiect. În plus, un șablon vă amintește să identificați persoanele care vă vor aproba planul, vor aloca fonduri și vor furniza resurse.
Instrucțiunea generală este utilizată pentru a descrie situația. De exemplu, listați condițiile de afaceri care au declanșat necesitatea proiectului. Acestea ar putea include feedbackul de la clienți, planurile concurenților sau cerințele investitorilor. Creați secțiuni pentru domeniul de aplicare, programul și bugetul. Aceste secțiuni oferă detalii despre produsul sau serviciul pe care intenționați să îl creați, etapele proiectului, numărul de persoane de care aveți nevoie pentru a lucra la proiect și constrângerile bugetare. Creați o secțiune care descrie procesul dvs. de management al calității și include o strategie de asigurare a calității și inițiative de control al calității. Prin documentarea procesului pe care intenționați să îl urmați, îi spuneți tuturor membrilor echipei ce trebuie să facă pentru a realiza obiectivele și obiectivele proiectului.
Detalii
Listați membrii echipei de proiect, rolurile și responsabilitățile acestora și angajamentele de timp în secțiunile de sprijin. În plus, descrieți strategia de comunicare care va fi urmată, cum ar fi completarea rapoartelor de stare săptămânală și desfășurarea întâlnirilor lunare. De exemplu, puteți include un tabel care să indice ce doriți să lucreze fiecare membru al echipei. Includerea sarcinii în prima coloană și documentarea stării din a doua coloană, cum ar fi neînceperea, desfășurarea, finalizarea sau întârzierea. Adăugați spațiu pentru un comentariu suplimentar într-o a treia coloană.
Proces
În cele din urmă, descrieți planurile de gestionare a eventualelor riscuri, cum ar fi întârzierile furnizorilor sau cerințele suplimentare ale părților interesate. Definiți procesele de cumpărare și tehnicile de listă pentru gestionarea modificărilor, inclusiv cine aprobă ajustările planului.
Aprobare
După finalizarea planului, examinați detaliile cu echipa de proiect. Includeți feedbackul înainte de a le distribui părților interesate spre aprobare. După aprobarea planului, începeți să vă deplasați prin pași. Mențineți membrii echipei informați cu privire la progresele înregistrate, urmând procedura din strategia dvs. de comunicare. Pe măsură ce munca continuă, evaluați-vă eforturile astfel încât să puteți integra tehnicile pe care le învățați în următorul proiect.
