Rapoartele de management al proiectului oferă o actualizare a progresului pe un anumit proiect. Ele sunt, în general, scrise la etape de proiect, dar pot fi solicitate de client sau de un supraveghetor în orice moment. Rapoartele de management al proiectelor sunt importante deoarece permit managerului de proiect să evalueze progresul prin compararea acestuia cu planul inițial. Acest lucru permite managerului să comunice și să explice toate schimbările, întârzierile, problemele și pozitivitatea tuturor părților interesate. Rapoartele de management al proiectelor nu trebuie să fie lungi, ci trebuie să abordeze toate aspectele proiectului.
Furnizați informațiile de identificare a proiectelor: numele proiectului, numărul proiectului (dacă există), numele clientului, persoanele de contact dacă clientul este o afacere sau organizație, data de începere a proiectului și adresa la care proiectul se execută, dacă este cazul. De asemenea, menționați numele directorului de proiect (PM), numele persoanei care scrie raportul dacă autorul este altcineva decât premierul și data la care este scris raportul.
Listează numele tuturor părților cărora li se va distribui raportul de management al proiectului. Includeți toți antreprenorii, angajații, supraveghetorii sau contactele clientului care vor primi o copie a raportului. Includeți "Fișier" în partea de jos a listei pentru a indica faptul că o copie a raportului a fost plasată în fișierul proiectului.
Evaluați domeniul de aplicare actual al proiectului în comparație cu domeniul de aplicare inițial al proiectului. Rețineți toate modificările care au fost făcute și includeți atât numele părții care a solicitat modificarea, cât și numele părții care a aprobat modificarea.
Evaluați cronologia actuală a proiectului în raport cu planul de timp planificat. Explicați orice întârzieri sau câștiguri și precizați modul în care acestea vor afecta linia globală de timp. Menționați dacă întârzierile sunt rezolvate sau nerezolvate în prezent. Pentru întârzierile nerezolvate, explicați planul de a depăși problema și de a afla dacă anticipați ca problema să fie rezolvată. Dacă data finalizării sa modificat, furnizați o nouă dată de finalizare.
Comparați bugetul curent cu bugetul inițial. Luați în considerare atât costul (suma pe care vânzătorul o plătește în muncă și materiale pentru a finaliza proiectul) cât și prețul (ceea ce clientul va plăti la finalizarea proiectului). Nu uitați să includeți modificări ale costului sau prețului cauzate de modificările de domeniu. Atașați un buget actualizat al proiectului, dacă este cazul.
Comparați mediul de risc actual cu formularul inițial de evaluare a riscurilor. State care riscuri au fost eliminate și care sunt încă prezente. Enumerați eventualele riscuri noi care au apărut împreună cu potențialele lor implicații bugetare și de timp. Oferiți un plan pentru evitarea sau răspunderea la noi riscuri.
Semnează documentul. Dacă documentul are mai mult de o pagină, inițial fiecare pagină. Unele proceduri ale companiei cer, de asemenea, ca supraveghetorul și / sau clientul să semneze toate rapoartele de management al proiectului.
sfaturi
-
Nu uitați să includeți veștile bune! Includeți toate costurile și economiile de timp din raport.
Documentați orice eroare a furnizorului care afectează cronologia sau bugetul. Este posibil să fiți în stare să vă înmânați furnizorii de taxe pentru pierderea de timp sau bani.
