Unul dintre aspectele cele mai frustrant de a conduce o afacere este de a face cu verificări necorespunzătoare. Confruntarea cu cecurile returnate poate fi o afacere complicată. Cea mai obișnuită problemă cu care se confruntă proprietarii de afaceri și managerii este modul de abordare a subiectului cu un client, mai ales dacă acesta este unul obișnuit. Poate că cea mai comună și mai curată modalitate de a colecta fonduri este o scrisoare bine pregătită privind datoria.
Scrieti scrisoarea pe papetarie. Nu confunda problema solicitând plata pe papetărie personală.
Utilizați salutul potrivit pentru client, două spații sub adresa de retur. Utilizați termenul "Dragă" plus numele de familie, cum ar fi "Dragă domnul Jones" sau "Dragă doamnă Smith". Puteți folosi în schimb "Bună ziua" sau "Salutări" generale, dar o adresă personală este mai bună. Evitați să utilizați un prim nume sau un salut informal, cum ar fi "Bună".
Începeți scrisoarea adresându-vă datoriilor într-un mod care nu amenință. Un exemplu în acest sens ar fi: "Vă scriem pentru a vă anunța că o verificare personală pe care ați emis-o ne-a fost returnată neplătită de către bancă." Continuați într-un mod care oferă beneficiarului avantajul îndoielii: "Suntem siguri aceasta nu reprezintă nimic altceva decât o supraveghere din partea dvs. și că veți corecta rapid eroarea ".
Oferiți toate detaliile privind cecul rău, cum ar fi numele băncii, numărul de cec și data, precum și suma. De asemenea, trimiteți numărul de cont al clientului împreună cu compania dvs. și documentați soldul contului respectiv.
Faceți referință la politica "taxei de returnare" dacă aveți una. De exemplu, dacă aveți o politică scrisă care specifică o taxă de 20 USD pentru toate cecurile returnate, ați citat din ea și o solicitați împreună cu suma cecului. Furnizați întotdeauna clientului suma totală datorată, cum ar fi "Vă rugăm să remiteți 150 USD pentru cecul dvs. returnat plus taxa de returnare a taxei de 20 USD pentru un total de 170,00 USD".
Instruiți-vă clientul cu privire la modul în care vă poate restitui fondurile. De exemplu, puteți solicita să aducă numerar la sediul dvs. sau să trimiteți prin poștă o comandă de bani sau un cec certificat la adresa firmei dvs. De asemenea, indicați dacă puteți accepta cartele de credit sau de debit prin telefon sau personal.
Menționați termenii de plată: "Vă rugăm să remiteți plata în termen de 15 zile." Închideți invitația adresată destinatarului de a vă apela la orice întrebări.
Deconectați-vă și copiați avocatul. Adăugați "esquire" la numele de familie al avocatului, astfel încât destinatarul să știe că un profesionist legal monitorizează situația. Nu doriți să amenințați o acțiune juridică într-o primă scrisoare. Soluționarea amiabilă a datoriei este alegerea preferată. Copierea avocatului dvs. avertizează cu atenție destinatarul că puteți lua destinatarul în instanță dacă problema nu este rezolvată.
sfaturi
-
Dacă nu veți auzi de la debitorul dvs. în termen de 10 zile lucrătoare, urmați-vă cu o altă scrisoare, subliniind nevoia dvs. de a auzi de la el în termen de o săptămână. Dacă nu primiți un răspuns, sau debitorul refuză să plătească, transferați chestiunea către avocat.
