Un manual de instruire a angajaților servește mai mult scopuri decât să însoțească formarea profesională a angajaților. Manualele de pregătire bine construite oferă conținut de formare scris, permit funcții departamentale în absența angajaților-cheie, oferă noilor angajați informații valoroase și codifică regulile și liniile directoare ale locului de muncă. Departamentele de resurse umane care dezvoltă manuale de instruire a angajaților consideră, de asemenea, mai ușor să ofere orientare la locul de muncă și instruirea angajaților cu materiale scrise.
Conținutul de instruire
Companiile care oferă orientarea angajaților furnizează adesea angajați noi cu un manual al angajaților ca formă de manual de instruire. Manualele pentru angajați conțin reguli și orientări la locul de muncă cu care angajații ar trebui să fie familiarizați înainte de a-și asuma datoria și responsabilitățile. Angajatorii de manuale au, de obicei, formulare de confirmare pe care angajații trebuie să le semneze pentru a indica primirea și înțelegerea politicilor companiei. Formularele semnate sunt trimise în dosarul de personal al fiecărui angajat și rămân parte din înregistrarea completă a locurilor de muncă. Manualele de instruire a angajaților sau manualele angajaților oferă angajaților suportul necesar pentru învățarea regulilor locului de muncă și pot servi drept material de referință în cazul în care apar întrebări despre politicile companiei.
Administrare de calitate
Organizațiile cu mai multe site-uri de lucru folosesc manuale de instruire a angajaților pentru a standardiza procesele la locul de muncă. Un manual de formare a angajaților care conține cele mai bune practici sau practici anterioare dovedite a fi de succes este valabil pentru angajatorii care au site-uri de lucru răspândite pe o regiune geografică largă. Standardizarea proceselor companiei este esențială pentru performanța consistentă și managementul calității.
Tranziția la Hârtie
Atunci când o companie trece de la a fi o companie care se bazează pe o documentație scrisă la una care este condusă de tehnologie, un manual de instruire a angajaților poate fi valoros pentru experții în tehnologia informației. De exemplu, un specialist în sistemele de informare a resurselor umane responsabil cu codificarea proceselor de recrutare a companiei poate face referire la manualul de instruire a angajaților pentru a dezvolta un proces de recrutare și selecție bazat pe computer. Companiile care efectuează trecerea de la funcțiile de hârtie la calculatoare ar putea găsi că manualele de instruire a angajaților oferă o parte substanțială de informații care pot fi convertite în format Web pentru a fi utilizate pe intranetul companiei.
Referințe istorice
Procesele companiei se schimbă în timp; totuși, un istoric al practicilor din trecut poate fi o bază bună pentru construirea de procese noi și actualizate. Organizațiile care păstrează înregistrări scrise, cum ar fi manualele de instruire a angajaților, au un timp mai ușor de formulare a noilor procese și de crearea unei documentații a proceselor noi. Manualele de instruire a angajaților sunt documente importante pentru referințele istorice.
Manuale de proces
Multe companii dezvoltă manuale de instruire a angajaților care conțin procese specifice de lucru. Manualele de proces facilitează formarea noilor angajați și înlocuirea funcțiilor de angajare ale angajaților. Unele departamente au manuale de angajați pentru fiecare funcție din cadrul departamentului sau secțiunii, iar alte manuale conțin descrieri ale tuturor proceselor departamentale într-un singur volum. Angajații reprezintă un ajutor extraordinar în dezvoltarea acestor manuale. Ei apreciază importanța unui manual de instruire a angajaților și au cunoștințe de primă mână despre procesele necesare pentru descrierea pașilor pentru îndeplinirea sarcinilor specifice de lucru. Manualele de formare a angajaților vin la îndemână atunci când un angajat este absent, în concediu sau în alt mod incapabil să-și îndeplinească sarcina de lucru sau să instruiască un alt angajat cum să-și facă treaba.
