O notă de raport a paginii de transmitere funcționează ca o scrisoare de intenție a rezumatului. Gândiți-vă la acest lucru ca pe un pas personal pentru cititor. Scrieți ceea ce ați spune destinatarului dacă îi transmiteți personal raportul, dar întâmpinați mai întâi gândurile.
Înainte de a scrie, este important să indicați ce doriți să spuneți. Identificați-vă publicul și evaluați nevoile și dorințele specifice ale acestora. Luați în considerare aceste puncte atunci când redactați o notă de transmitere și restul raportului sau propunerii.
Adresați nota de transmisie folosind formatul de memo simplu. Dacă organizația dvs. are un șablon de memorie, utilizați-o. Dacă nu utilizați această setare ca punct de plecare:
MEMORANDUM
Către: Numele și titlul destinatarului Din: Numele și titlul dvs. Data: Data la care ați întors raportul Subiect: Numele raportului
Scrieți o declarație de deschidere. "Aici este raportul pe care l-ați solicitat cu privire la …", de exemplu. Nu trebuie să fie lung. O serie de propoziții simple vor face treaba. Utilizați formatul blocului de afaceri pentru acest paragraf și pentru restul notei. Așezați o întoarcere grea sau un spațiu gol între fiecare paragraf, dar nu filă sau liniuță înainte de a începe o nouă secțiune.
Scrieți un paragraf introductiv. Descrieți domeniul de aplicare al raportului, exact ce va acoperi și cum ați adunat informațiile dvs.
Scrieți corpul memoriei. Explicați cât de util este raportul pentru cititor. Prezentați-vă concluziile principale și evidențiați constatările interesante sau capitolele de interes deosebit pentru publicul dvs. Orice informație care va face raportul mai util sau accesibil cititorului dvs. poate fi inclus în această secțiune. Puteți chiar să doriți să faceți sugestii pentru mai multe cercetări.
Scrieți un paragraf de închidere. Scrieți o scurtă notă de mulțumiri cititorului dvs. și recunoașteți orice ajutor major primit de la colegi. De asemenea, oferta de a clarifica orice puncte sau de a continua munca, dacă este necesar.
Verificați documentul pentru erori de ortografie și gramatică.
Au un coleg cu care ai încredere în munca ta. Ochii ei proaspeți se vor abate de la discursul și greșeala confuză.
Efectuați toate modificările necesare și includeți sugestiile corectorului.
Introduceți nota completă de transmitere în restul raportului. Plasați-l exact înaintea conținutului și după pagina de titlu a raportului.
sfaturi
-
Scrieți memoria transmisiei și a altor părți prefometrice ale raportului dvs., deoarece acestea se referă la restul documentului.
Avertizare
Notele de transmisie sunt utilizate numai pentru documentele interne. Dacă raportul dvs. este destinat unui public extern, cum ar fi un potențial client, scrieți o scrisoare de transmisie. Informațiile vor fi aceleași, dar utilizați o scrisoare de afaceri formată pentru a vă adresa documentului.
