Având un manager bine calificat pentru a ajuta la operarea și supravegherea tuturor departamentelor este o parte esențială a unei afaceri de succes. De exemplu, este necesar un manager pentru a rula departamentul de achiziții. Dacă se întâmplă să fii acel manager, atunci trebuie să înțelegi exact ce face departamentul de achiziții pentru o afacere. Pur și simplu, departamentul de achiziții este responsabil pentru efectuarea de achiziții de afaceri, inclusiv echipamente, consumabile și orice altceva necesar pentru a menține afacerea fără probleme. Managerul trebuie să supravegheze fiecare aspect al acestei funcții de bază pentru afacere.
Păstrați înregistrări detaliate. În scopuri fiscale, întreprinderile trebuie să țină o evidență foarte atentă a tuturor cheltuielilor și articolelor achiziționate. Colaborați îndeaproape cu departamentul contabil al companiei pentru a păstra înregistrările tipărite și electronice ale tuturor achizițiilor dvs. Instruiți toți angajații din departamentul dvs. cu privire la metoda dvs. specifică de păstrare și depunere a dosarelor.
Planificare in avans. Când vine vorba de achiziții, cu atât mai repede se poate face mai bine. Atribuiți unui angajat sau unui grup de angajați să reglementeze tot ce achiziționează departamentul dvs. și să determine momentul potrivit pentru reordonare. De exemplu, dvs. și echipa dvs. puteți decide că un moment bun pentru a reordona cerneala pentru birou este atunci când există doar un cartuș de cerneală suplimentară pentru fiecare imprimantă rămasă în camera de alimentare.
Procesați ordinele de achiziție rezonabile cât mai curând posibil. O parte din angajații departamentului dvs. ar trebui să fie responsabilă de procesarea comenzilor de achiziție trimise de la alte departamente. De exemplu, departamentul de marketing poate avea nevoie de un nou computer comandat. În momentul în care primiți comanda de achiziție, achiziția va fi fost deja aprobată. Prin urmare, echipa dvs. se poate concentra pe achiziționarea elementului și urmărirea cheltuielilor.
Utilizați o judecată bună atunci când gestionați departamentul de achiziții. Una dintre funcțiile cheie ale postului este procesarea comenzilor de cumpărare. Cu toate acestea, ar trebui să acordați atenție și la ceea ce comandați. În unele companii, diferitele departamente din clădire ar putea solicita achiziții excesive sau inutile pe care trebuie să le faceți. Dacă observați aceste tipuri de achiziții, trebuie să-i anunțați pe superior, pe Chief Financial Officer, pe proprietarul afacerii sau pe consiliul de administrație, în funcție de ierarhia din compania dvs.
