Rolul central al unui departament de achiziții este de a achiziționa bunuri sau bunuri utilizate în exploatarea unei afaceri. În îndeplinirea acestui rol, obiectivele sale includ construirea și menținerea relațiilor de bază ale furnizorilor, obținerea celei mai bune valori pentru bunuri și coordonarea corectă și eficientă a tuturor activităților de documentare relevante.
Construirea și menținerea relațiilor cu furnizorii
Din punct de vedere istoric, achiziționarea a fost în mare măsură axată pe solicitarea de oferte cu scopul de a obține cele mai mici costuri posibile. Cu toate acestea, organizația de îngrijire a sănătății din cadrul Universității din Utah notează în politicile sale de achiziții publice că, de la data publicării, procesele de licitare concurente sunt utilizate numai după necesități. În schimb, multe companii se bazează pe departamentele de achiziții pentru a identifica furnizorii potențiali, a interacționa cu ei și a dezvolta relații de încredere cu cei mai buni furnizori. Această abordare a relațiilor consolidează obiectivele comune ale furnizorului și ale cumpărătorului și ale clienților permite flexibilitate sau adaptabilitate sporită când obstacolele împiedică fluxul natural al logisticii și distribuției.
Obținerea celei mai bune valori pe bunuri
Strâns legat de concentrarea pe menținerea relațiilor cu furnizorii este un obiectiv de a obține cea mai bună valoare pentru bunuri. "Cea mai bună valoare" implică un echilibru de obținere a unor prețuri rezonabile și produse de calitate. Un distribuitor, de exemplu, are nevoie de prețuri bune pentru a face profituri, dar are nevoie și de bunuri de înaltă calitate pentru a atrage cumpărători. Prin urmare, departamentul de achiziții trebuie să compare punctele de preț ale diferiților furnizori cu calitatea a soluțiilor lor. Universitatea din Akron arată în manualul de achiziții publice că departamentul centralizat de achiziții își asumă această responsabilitate în gestionarea achizițiilor în toate departamentele organizaționale.
Coordonarea documentației relevante
Procesele de achiziție implică în mod inerent o mulțime de documente și documente. Organizația de la Universitatea din Utah Health Care constată că un rol al departamentului de achiziții este de a menține fișierele contractuale pe toate relațiile cu furnizorii activi, de exemplu. Activitățile de cumpărare sunt, de asemenea, legate de contabilitatea în organizațiile care utilizează programe de software pentru întreprinderi, care permit activităților contabile să fie direct legate de comenzile de cumpărare existente și de plățile contului. În unele cazuri, procesul este automatizat. Prin urmare, precizia pentru introducerea ordinelor de achiziție și a detaliilor tranzacției este la fel de importantă pentru un departament de achiziții așa cum este pentru departamentul contabil.
