Responsabilitatea primară a unui agent de cumpărare este de a asigura o aprovizionare și o calitate suficientă a materialelor necesare la cel mai bun preț posibil. Accentul se pune pe calitatea, disponibilitatea materialelor, investițiile în inventar și stabilirea prețurilor. În stabilirea obiectivelor, agentul de achiziție ar trebui să rămână axat pe activități și valori care conduc la îmbunătățirea performanței în aceste patru domenii.
Calitate
Indiferent cum cumpărăm, ne așteptăm la calitate. Materialele trebuie să respecte specificațiile pentru a fi utile. Deseori costul de calitate slabă depășește costul real al materialului. Calitatea slabă poate duce la pierderea cheltuielilor cu forța de muncă, pretențiile de garanție, eventual răniri. Agentul de achiziție ar trebui să aibă o măsură a calității furnizorului pentru a se asigura că furnizorii selectați îndeplinesc standardele. Metrica ar trebui să captureze numărul de produse defecte primite de la furnizor ca procent din totalul produselor primite. Un obiectiv ar trebui stabilit cu fiecare furnizor. Numerele ar trebui să fie îmbunătățite în fiecare an.
Disponibilitatea materialelor
Două aspecte ale disponibilității materiale merită să fie măsurate. Prima se concentrează asupra numărului de penurie de materiale. Este necesar să măsurați acest lucru pentru a înțelege dacă agentul de cumpărare comandă cantități adecvate de material la momentul potrivit. Dacă nu, managerul de achiziții va trebui să intervină. dacă un magazin alimentar se termină dintr-un produs și se produce timp de două ore o dată la cinci ani, nu ar atrage atenția dacă ar dura trei zile și ar apărea la fiecare două săptămâni.
Al doilea aspect este fiabilitatea livrărilor furnizorilor. Acest lucru este măsurat prin compararea livrărilor furnizorilor cu comenzile de achiziție. Dacă furnizorul livrează cantitatea corectă la timp, comanda este considerată "perfectă". În cazul în care cantitatea sau data livrării nu corespund ordinului de achiziție, acest lucru ar conta ca o "lipsă". Ca și în ceea ce privește calitatea, obiectivele trebuie să respecte obiectivele companiei și să demonstreze o îmbunătățire continuă.
Investiții în inventar
În timp ce un agent de achiziții are responsabilitatea de a asigura disponibilitatea unor resurse adecvate, este important ca aceștia să fie și responsabili pentru menținerea unui nivel scăzut al stocurilor. Puține companii dispun de resurse nelimitate pentru a investi în inventar. Astfel, agentul de achiziție trebuie să se asigure că valoarea totală a stocurilor este menținută în limite. Măsura cea mai comună pentru eficacitatea inventarului este transformarea inventarului. Inventarul transformă măsura de câte ori într-un anumit an inventarul este complet răsturnat. De exemplu, există un produs pe care o companie o folosește de 12.000 de unități pe an. Pentru același produs au fost inventate 1.000 de unități la un moment dat. Valoarea inventarului calculat pentru acest articol ar fi 12 (12.000 împărțit la 1.000). O rată de întoarcere de 12 indică faptul că inventarul revine o dată pe lună sau de 12 ori pe an. Cu cât este mai mare rata de întoarcere, cu atât se utilizează inventarul mai eficient.
Prețuri
La cumpărare, diferența dintre costul standard asociat unui element și prețul real plătit se numește variație a prețului de cumpărare sau PPV. PPV este o măsură comună măsurabilă pentru agenții de cumpărare pentru a înțelege cât de bine sau săracă pe care agentul o îndeplinește în raport cu standardele de cost. Pentru a conduce PPV favorabil, un agent de achiziție va angaja furnizori pentru a elimina costurile din lanțul de aprovizionare. Un exemplu ar putea fi cazul în care un agent de cumpărare reduce prețul prin achiziționarea unui lot mai mare sau dacă agentul de cumpărare a reușit să găsească o sursă alternativă care ar putea furniza la un preț mai avantajos.
