Înainte de vârsta sistemelor financiare computerizate, toate procesele contabile au fost efectuate manual, folosind hârtie și creion. Unele întreprinderi mici utilizează încă această metodologie veche, cunoscută și sub denumirea de sistem de contabilitate manuală. Conceptele din spatele sistemelor manuale și computerizate sunt aceleași, doar mecanismele s-au schimbat.
Beneficii
Metoda de contabilitate manuală este mult mai ieftină decât un sistem computerizat. Unii oameni nu se simt confortabil în lucrul cu calculatoarele și se comportă mai bine cu sistemul de hârtie și creion. Sistemul manual funcționează, chiar dacă electricitatea este oprită - spre deosebire de cele mai multe setări ale computerului. Un alt avantaj al sistemului manual este faptul că nu există date de corupție sau duplicare, așa cum se întâmplă uneori cu software-ul contabil. Deoarece contabilitatea manuală este simplă și nu necesită abilități informatice, firmele pot angaja angajați pentru mai puțini bani, un avantaj major pentru întreprinderile mici.
Suporturi de hârtie
Înainte de computerizarea foilor de calcul și a software-ului, contabili au folosit tampoane imprimate cu coloane. Prima coloană din stânga este de obicei îngustă și este utilizată pentru date, în timp ce cea de-a doua coloană, cea mai largă din pagină, este utilizată pentru descrieri. Tampoanele de prezentare prezintă patru sau mai multe coloane - fiecare coloană separată de linii duble care rulează în jos pe pagină. Tampoanele sunt deseori tipărite cu un fond verde deschis sau alb, cu un spațiu pentru fiecare cifră, minimizând confuzia din cauza scrierii de mână. Liniile de pe plăcuțe reflectă tranzacțiile de afaceri, cum ar fi vânzările sau tranzacțiile de inventar.
Jurnale
Jurnalele sunt utilizate pentru a facilita procesul de contabilitate manuală. Acestea sunt plăci de scop specifice pentru un anumit proces. Ați putea să aveți un jurnal pentru toate tranzacțiile de primire de numerar, de exemplu. Când se produce o vânzare, scrieți tranzacția în jurnal ca un singur element rând. La sfârșitul unei săptămâni sau o lună, adăugați tranzacțiile și faceți o înregistrare în jurnalul general - un credit pentru vânzări și un debit în numerar.
Erori
Când utilizați un sistem de contabilitate manuală, trebuie să aveți o strategie pentru a găsi și a corecta erorile într-o manieră eficientă. În general, veți găsi o eroare când compilați un sold de probă și nu echilibrează - debitele nu sunt egale cu creditele. În acest caz, asigurați-vă că balanțele din jurnalele și jurnalele dvs. sunt corecte. Puteți rula o bandă de calculator și o puteți atașa pe fiecare pagină a jurnalelor și a cărții generale, asigurându-vă că totalurile sunt corecte. De asemenea, ar trebui să examinați echilibrul de verificare pentru rezonabilitate și să comparați cifrele cu ultimul sold de încercare, căutând diferențe care ar putea fi greșeli.
