Multe companii își încep afacerea folosind un sistem de contabilitate manuală. Pentru majoritatea întreprinzătorilor, acest traseu permite afacerii să înceapă să funcționeze fără a necesita o investiție mare pentru un sistem computerizat de contabilitate. Costurile instalării unui sistem computerizat de contabilitate includ achiziționarea sistemului, forța de muncă pentru instalarea sistemului și costurile de instruire pentru a învăța sistemul. Un sistem manual implică scrierea fiecărei tranzacții într-un notebook și calcularea manuală a tuturor numerelor. De multe ori, o afacere recunoaște necesitatea de a converti de la sistemul manual la un sistem computerizat de contabilitate.
Instalați noul sistem
Primul pas pentru a converti dintr-un sistem de contabilitate manual la un sistem contabil computerizat implică instalarea sistemului contabil pe computerul companiei. Proprietarul afacerii analizează diferite pachete de software pentru a determina care este nevoia sa de afaceri și cumpără acel software. Proprietarul descărc software-ul pe computerul în care va avea loc lucrul contabil.
Finalizați datele în sistemul manual
Al doilea pas pentru a converti impune proprietarului afacerii să finalizeze datele. Odată ce sistemul computerizat este încărcat pe computer, proprietarul trebuie să finalizeze toate datele conținute în sistemul manual. Proprietarul se asigură că toate tranzacțiile apar în înregistrările contabile și că toate calculele apar corecte. Ea poate alege să angajeze o firmă de contabilitate pentru a verifica înregistrările financiare manuale.
Transferați balanțele către noul sistem
Cu numerele conturilor finale înregistrate în sistemul manual, proprietarul poate transfera balanțele finale către sistemul computerizat. Proprietarul stabilește fiecare cont din sistemul informatic prin introducerea unui nume de cont, a tipului de cont și a soldului de început. După introducerea fiecărui sold, proprietarul trebuie să compare balanțele cu balanțele de sistem manuale pentru a verifica dacă toate datele sunt introduse corect în sistem.
Rulați sistemele paralele
A patra etapă impune proprietarului să utilizeze atât sistemul manual, cât și sistemul computerizat pentru o perioadă temporară de timp. Acest lucru permite proprietarului să se asigure că noul sistem funcționează conform așteptărilor.
Opriți sistemul manual
La sfârșitul perioadei de încercare, proprietarul întrerupe sistemul manual. Proprietarul trebuie să se concentreze asupra utilizării sistemului contabil computerizat. Toate înregistrările din sistemul manual pot fi împachetate și stocate.
