Companiile utilizează adesea un sistem computerizat de contabilitate pentru a procesa și menține tranzacțiile și înregistrările contabile. Sistemul absoarbe și stochează aceste date utilizând module cum ar fi plăți de conturi, creanțe contabile, sold de verificare și salarizare. Un sistem contabil computerizat este fie conceput special pentru o anumită companie, fie este achiziționat de la un terț (de exemplu, Timberline sau MAS 200). Un sistem computerizat de contabilitate este un instrument valoros pentru multe companii.
Viteză
Sistemul procesează rapid datele. Odată ce informațiile sunt introduse în modulul asociat, cum ar fi salariul sau conturile plătibile, sistemul îl procesează și stochează instantaneu.
Generarea automată
Majoritatea sistemelor computerizate de contabilitate au caracteristici cum ar fi introducerea comenzilor și generarea de facturi asociate. Angajatorul poate crea conturi pentru clienții săi, păstrându-și numele, adresele, comenzile și facturile atâta timp cât este necesar. Un sistem computerizat permite de asemenea angajatorului să facă și să tipărească declarațiile de cont. Mai mult, multe sisteme de contabilitate au o funcție de salarizare, care permite procesarea completă a salariilor, inclusiv generarea și tipărirea cecurilor și rapoartelor.
Promptitudinea
Angajatorul este capabil să imprime și să reimprimă comenzile clienților, facturile și toate celelalte tranzacții contabile, după cum este necesar. De asemenea, poate găsi cu ușurință date privind salariile angajaților, cum ar fi adresa curentă și suma plătită, fără a fi nevoie să căutați prin dulapuri de depozitare pentru a găsi fișiere de personal.
Eradică procesarea manuală
Un sistem computerizat de contabilitate elimină prelucrarea manuală. Aceasta din urmă implică prelucrarea și înregistrarea manuală a veniturilor, cheltuielilor, profiturilor, pierderilor și reconcilierii, generând mult spațiu pentru eroare. Serviciile de salarizare și tranzacțiile fiscale ale întreprinderii sunt, de asemenea, înregistrate manual. Cu un sistem computerizat de contabilitate, angajatorul are un proces de păstrare mai echilibrat și echilibrat.
Motivarea personalului
Un sistem computerizat de contabilitate cere de multe ori personalului să se antreneze pentru a învăța noi abilități, făcându-i să se simtă motivați. În plus, angajatorul poate externaliza instruirea unui reprezentant al companiei software, creând mai puține presiuni asupra membrilor personalului pentru administrarea ei înșiși.
Simplifică auditurile
Dacă guvernul federal sau de stat decide să auditeze compania, un sistem contabil computerizat simplifică procesul. În mod normal, înainte de efectuarea auditului, auditorul notifică angajatorul prin poștă cu privire la documentele specifice necesare auditului. În funcție de natura auditului, documentele pot include declarații fiscale, registre de salarizare și plan de conturi.
Un sistem informatic computerizat poate stoca mulți ani de informații. În cazul în care auditul o cere, angajatorul poate accesa informații din mai mulți ani în urmă. Dacă în timpul auditului auditorul solicită în mod spontan un document contabil, angajatorul îl poate recupera rapid din sistem, în loc să răsfoiască prin cutii de depozitare pentru a găsi copii tipărite.
Reduce delapidarea
Un software de contabilitate computerizat îngreunează angajații să fure bani de la companie. De exemplu, dacă un angajat de salarizare încearcă să se plătească mai mult decât suma permisă, furtul ei va fi cel mai probabil descoperit deoarece sistemul contabil stochează toate tranzacțiile salvate.
