Un sistem de salarizare manuală este realizat în întregime manual, în timp ce un sistem computerizat de salarizare permite unei companii să își proceseze salariul prin intermediul software-ului de salarizare dedicat. Un sistem manual poate duce la erori de salarizare și este de obicei un proces lent, laborios. Sistemele computerizate oferă o serie de avantaje, inclusiv creșterea preciziei și vitezei.
Importul timpului
Mulți angajatori folosesc un sistem de timp, cum ar fi ceasul de oră, pentru a urmări orele de lucru ale angajaților. Un sistem manual necesită urmărirea manuală a angajaților, dar un sistem computerizat de salarizare are capacitatea de a transmite automat intrările angajaților din sistemul de timp în sistemul de salarizare.Un astfel de sistem poate separa orele regulate de orele suplimentare lucrate, deși angajații pot avea uneori ocazia de a face ajustări.
Calcule automate
Sistemele computerizate de salarizare pot transforma orele de lucru ale angajaților în segmente de sfert de oră și pot calcula cu exactitate totalul orelor lucrate și care urmează să fie plătite, economisind astfel timpul petrecut pentru calculele manuale. Aceste sisteme calculează toate frecvențele de plată, cum ar fi săptămânal, biweekly, semimonthly și lunar, pe baza datelor de intrare primite.
Un sistem de salarizare computerizat calculează deducerile legale ale angajaților, cum ar fi impozitele și garanțiile salariale și deducerile voluntare, cum ar fi taxele de parcare, contribuțiile de 401 (k) și prestațiile medicale. Persoana de plată introduce doar datele pe care se bazează deducerile, cum ar fi informația Formular W-4 pentru reținerea impozitului pe venit federal.
Paycheck Prelucrare
Un sistem de salarizare manuală vă cere să tipăriți salariile pe o mașină de scris sau manual. Un sistem de salarizare computerizat are capacitatea de depozit direct, ceea ce economisește bani cheltuite pentru cecuri și reconciliere live. În plus, tipărirea computerizată a salariilor și a salariilor de plată are loc rapid, indiferent de volum.
Generarea de rapoarte
Un sistem de salarizare computerizat generează rapoarte de salarizare care vă permit să verificați din plată salariul înainte de a tipări salariile sau plătiți bani. Departamentul american al muncii cere angajatorilor să păstreze înregistrările salariale timp de cel puțin trei ani. Un sistem computerizat permite tipărirea tipărită a registrelor de salarizare aferente fiecărei perioade de plată și, de asemenea, salvează informațiile în sistem pe o perioadă nedeterminată.
Sistemele computerizate ajută la asigurarea respectării impozitului pe salarii prin generarea de rapoarte fiscale, inclusiv declarațiile salariale trimestriale și anuale și formularele angajaților W-2. Aceste sisteme oferă contabililor companiei datele necesare pentru a face față impozitului companiei și taxele de reconciliere și tipărește rapoartele necesare. Mai mult, aceste sisteme urmăresc zilele de beneficii, cum ar fi concediul și timpul personal, care sunt luate și plătite.
