Au dispărut zilele în care contabilii foloseau cărți de ziar și un creion ascuțit pentru a înregistra înregistrările contabile. Contabilitatea computerizată a devenit un lucru obișnuit în multe firme, de la companii de la Fortune 100 până la întreprinderi solopreneur de o singură persoană.
Datorită internetului și disponibilității atât a sistemelor online cât și a celor desktop, costul software-ului de contabilitate a scăzut, iar unii furnizori oferă chiar și sisteme de contabilitate online scalate fără costuri. Deși aceste sisteme pot avea anumite limitări, cum ar fi imposibilitatea de a urmări inventarul, ele oferă în mod obișnuit suficientă funcționalitate pentru întreprinderile mai mici sau pentru servicii, cum ar fi consultanța și alte firme legate de servicii.
Ce este un sistem computerizat de contabilitate?
Un sistem contabil computerizat constă în software conceput pentru a urmări toate tranzacțiile contabile ale companiei dvs., cu scopul de a produce rezultate financiare pentru rapoarte lunare, situații financiare anuale, informații privind declarația fiscală și alte configurații de rapoarte utilizate pentru a analiza operațiunile, eficiența și profitabilitatea companiei.
În timp ce sistemele de software online gratuite sau cu costuri reduse nu oferă multă personalizare pentru afacerea dvs. specifice, companiile mai mari utilizează adesea un pachet de software computerizat pentru sistemul contabil care a fost instalat pe serverele principale de computere ale companiei și pus la dispoziția mai multor utilizatori.
Acest tip de software de contabilitate computerizat la scară largă vine adesea cu un grad mare de personalizare. Companiile pot avea software-ul conceput pentru a găzdui mai multe valute, entități comerciale situate în diferite părți ale lumii și filiale ale companiei care vinde diferite seturi de produse. De asemenea, poate fi personalizat pentru a produce o serie de rapoarte financiare care calculează valorile-cheie ale performanțelor, adaptate în mod special la indicatorii de performanță din industrie și operațional.
Cine utilizează sisteme computerizate de contabilitate?
Se pare că tocmai pe oricine în afaceri poate utiliza un sistem computerizat de contabilitate în aceste zile din cauza varietății de soluții disponibile pentru a se potrivi nevoilor de aproape orice dimensiune și tip de companie. De exemplu, un software de contabilitate foarte popular, Quickbooks, a fost folosit de mai mulți ani de către o serie de companii de la mici la mijlocii. Compania oferă atât versiuni on-line, cât și versiuni desktop ale software-ului său, iar software-ul suportă o cantitate decentă de personalizare la un preț destul de economic.
Configurarea sistemului
Activitatea implicată în crearea unui sistem computerizat de software contabil variază în funcție de mărimea și structura afacerii dvs. De exemplu, dacă lucrați ca consultant fără angajați, este posibil să începeți să utilizați imediat un software de contabilitate online pentru a vă înregistra orele petrecute pe client, pentru a stoca toate informațiile despre numele și adresa clienților dvs., pentru a produce facturi și a înregistra facturile plăți de la clienții dvs.
Dacă permiteți clienților să plătească în termen de 30 de zile, de exemplu, software-ul contabil off-the-shelf are contul de creanțe încorporat, permițându-vă să înregistrați tranzacțiile și apoi să vedeți toate plățile restante datorate de clienți, împreună cu data ați emis factura, astfel încât să puteți vedea vârsta facturilor dvs. restante.
Pentru o companie cu operațiuni mai complexe, majoritatea software-urilor vă permit să creați un plan de conturi cu coduri și categorii de cont unice pentru compania dvs. și tipul de afacere. Acest lucru vă poate ajuta să păstrați datele organizate atunci când înregistrați înregistrări pentru anumite unități sau departamente de afaceri, de exemplu. De asemenea, vă permite să generați un set de situații financiare sau rapoarte pentru a analiza profitabilitatea companiei dvs. pe unitate sau departament, în funcție de modul în care ați proiectat sistemul dvs.
Numerar contra contabilității de angajare în sistem
Puteți înregistra tranzacțiile dvs. contabile fie în numerar, fie în baza de angajamente în majoritatea software-ului contabil. În mod simplu, principala diferență dintre sistemele de contabilitate în numerar și contabilitatea de angajamente constă în prezența conturilor de încasat și a conturilor de plătit. Contabilitatea de numerar și contabilitatea de angajamente diferă în funcție de modul în care înregistrează momentul încasărilor dvs. de numerar din vânzări și banii cheltuiți pentru a vă plăti cheltuielile.
Când plătiți pentru lucruri sau primiți bani în numerar, vânzările și cheltuielile sunt înregistrate în timp real. Atunci când utilizați contabilitatea de angajamente, înregistrați vânzările atunci când le câștigați și cheltuieli atunci când le suportați, chiar dacă nu ați primit încasările din vânzări sau nu ați plătit încă cheltuielile. De exemplu, într-un sistem de contabilitate de angajamente, ați face o intrare în fiecare lună pentru a acumula bani pentru o poliță de asigurare pe care trebuie să o plătiți la sfârșitul anului. Înregistrați această intrare într-un cont de activ numit asigurare preplătită. Înregistrați tranzacția ca și cum banii ar fi fost cheltuiți deja prin reducerea soldului contului de numerar al companiei dvs. și, în consecință, creșterea soldului contului de asigurare preplătit în fiecare lună.
Taxele returnează numerar sau baza de angajamente?
Motivele bune pentru utilizarea software-ului contabil includ funcțiile de colectare și de raportare a datelor. Când timpul de impozitare vine în jurul valorii de, software-ul face mult mai ușor pentru tine de a acumula datele dvs. de venituri și de cheltuieli pentru a finaliza cu exactitate și eficient finalele companiei federale și de stat fiscale.
Datele contabile pe care le utilizați pentru a-ți completa declarația fiscală pot fi fie în numerar, fie în baza contabilității de angajare, în funcție de mărimea companiei dvs. și de metoda contabilă pe care ați ales să o utilizați. IRS are anumite reguli care vă vor ajuta să decideți dacă contabilitatea de numerar sau de angajamente se potrivește cel mai bine afacerii dvs.
De exemplu, dacă compania dvs. câștigă în fiecare an venituri mai mici de 1 milion de dolari, puteți utiliza metoda numerarului de contabilitate. Dacă dețineți inventar, IRS vă solicită să utilizați contabilitatea bazată pe angajamente pentru partea de inventar a companiei dvs. în mod specific. Cu câteva excepții, dacă afacerea dvs. este o corporație C, IRS vă cere să utilizați contabilitatea bazată pe angajamente, astfel încât să vă depuneți declarația fiscală pe bază de angajamente.
Când compania dvs. va depune prima declarație fiscală, veți alege fie metoda de numerar, fie metoda de angajare. IRS vă cere să alegeți oricare dintre metode oferă cea mai completă și mai exactă vedere a veniturilor și cheltuielilor companiei dvs. De asemenea, vă cere să utilizați aceeași metodă de la un an la altul. În caz contrar, devine foarte dificil dacă IRS trebuie să compare datele dvs. curente cu cifrele dvs. istorice. Dacă decideți să modificați metoda contabilă, trebuie să utilizați formularul IRS 3115 pentru a solicita permisiunea.
Funcționalitatea sistemului
Software-ul computerizat de contabilitate poate fi oase goale, oferind elementele de bază ale contabilității sau puteți utiliza o soluție software completă care oferă nu doar contabilitate, ci și gestionarea inventarului, urmărirea distribuției, fabricarea și urmărirea în timp real a lucrărilor, managementul relațiilor cu clienții, gestionarea timpului și a proiectului și multe altele.
Datorită dezvoltării continue a software-ului, pachetele contabile pot face mai multe sarcini tranzacționale zilnice și vă pot elibera alte activități cu valoare adăugată în afacerea dvs.
Se cuvine să gândiți înainte cum vă imaginați creșterea afacerii dvs. și asigurați-vă că software-ul dvs. de contabilitate este scalabil, ceea ce înseamnă că poate găzdui conturi suplimentare, unități de afaceri suplimentare și poate gestiona un număr mai mare de unități de inventar sau se poate lega într-un cod de bare terț sistem software, printre altele. Dacă utilizați un magazin de vânzare cu amănuntul, de exemplu, aveți posibilitatea ca înregistrările dvs. de numerar să fie înregistrate automat în software-ul contabil, în funcție de sistemul pe care îl alegeți, utilizând un scanner de coduri de bare și etichete de produse codificate pentru a introduce informațiile în sistem.
Contabilitate Software Pro
Utilizarea software-ului de contabilitate oferă companiei dvs. mai multe beneficii. În primul rând, structura și disciplina unui sistem computerizat de contabilitate vă asigură că firma dvs. poate întocmi situații financiare exacte. Acest lucru este important în special dacă compania dvs. trebuie să furnizeze aceste informații pentru utilizări externe, cum ar fi finanțarea bancară, sau dacă trebuie să vă prezentați situațiile financiare în conformitate cu principiile contabile general acceptate (GAAP).
Software-ul contabil poate economisi timp, mai ales dacă doriți să creați un buget sau o previziune. Trebuie doar să generați un raport al datelor dvs. istorice și să îl proiectați înainte cu câteva modificări pentru a vă produce bugetul sau prognoza pentru anul viitor.
De asemenea, puteți simplifica și eficientiza procesul dvs. general de contabilitate, în special dacă puteți instrui angajații administrației pentru a vă ajuta cu unele dintre cele mai frecvente sarcini de contabilitate, cum ar fi introducerea facturilor în sistemul de plăți, de exemplu.
Când generați facturi de companie, software-ul dvs. contabil adaugă automat sumele la soldul de încasări al conturilor companiei. Toate aceste funcționalități care lucrează împreună în cadrul aceluiași software contabil reduc erorile și vă ajută să vă asigurați că nu permiteți ca orice tranzacție să se alăture prin fisuri.
Software Cons
Există puține dezavantaje pentru utilizarea sistemelor computerizate de contabilitate, deși ele au mai mult sens decât să vă păstrați cărțile cu hârtie și cu creion. După ce înțelegeți posibilele dezavantaje, puteți lua măsuri pentru a vă asigura că aceste probleme nu devin o problemă în afacerea dvs. Sistemele de contabilitate pot fi complexe și oarecum dificile pentru personal. Un pachet de contabilitate pură poate fi potrivit doar dacă dumneavoastră sau personalul dvs. nu aveți dorința sau cerința de a înțelege nuanțele și detaliile contabilității.
Dacă aveți o companie mai înființată sau una cu o structură complexă care include inventar, activități în desfășurare, mai multe entități de afaceri și tranzacții intercompany, de exemplu, compania dvs. va necesita un sistem contabil mult mai complex, împreună cu mai mult instruiți personalul să o gestioneze.
Este posibil să aveți costuri continue pentru un sistem contabil. Dacă alegeți versiunea online a Quickbooks, de exemplu, veți avea o taxă lunară în derulare. Pachetele de software mai mari, în special cele instalate pe serverul companiei dvs., se taxează adesea pentru licențe. De exemplu, spuneți că compania dvs. are 10 persoane care au nevoie să vă acceseze sistemul dvs. contabil. Furnizorul de software vă poate percepe fie o taxă unică, anuală sau lunară pentru fiecare licență de utilizator, pe lângă costul de bază al achiziției de software.
Ca și în cazul oricărui software în orice scop, dezvoltatorii îmbunătățesc și actualizează în permanență software-ul, astfel încât acesta să poată evolua odată cu schimbările în computere sau schimbările din domeniu. Din această cauză, vă așteptați să aveți perioade de întrerupere ocazionale, mai ales dacă utilizați software online și faceți backup-uri de date obișnuite într-o parte importantă a sistemului dvs. de contabilitate.
Cercetați-vă atunci când selectați software-ul contabil computerizat corect pentru compania dvs. Nu este deloc distractiv când faceți toate lucrările de implementare a software-ului și încărcați-vă datele, doar pentru a găsi după un an sau doi că software-ul ales de dvs. are prea puține caracteristici și nu poate satisface afacerea în creștere sau are prea multe funcții străine care o fac mai complicată decât trebuie să fie.
Serviciul de relații cu clienții este un alt element crucial, deci alegeți o companie care vă poate oferi, de preferință, asistență non-stop și o persoană în direct pentru a vorbi mai degrabă decât doar o bază de cunoștințe online. De asemenea, rețineți că, dacă utilizați un sistem de contabilitate bazat pe cloud, informațiile financiare sensibile ar putea fi expuse hackerilor online, deci luați măsuri pentru a vă asigura conexiunea la internet și datele companiei.
Actualizarea sistemului
Dacă ați pornit afacerea dvs. folosind un software contabil redus sau chiar un sistem de evidență manuală, la un moment dat s-ar putea să decideți să vă actualizați contabilitatea computerizată pentru a vă aduce afacerea la nivelul următor. Pentru a face tranziția fără durere și pentru a vă stabili compania pentru succesul în contabilitate, vă ajută să faceți o operațiune de pregătire înainte de a face trecerea la un nou pachet software contabil.
Începeți prin curățarea datelor dvs. istorice, deoarece, dacă aveți informații contabile care conțin intrări incorecte, eronate sau informații incomplete, aceste greșeli vor fi transferate în noul dvs. sistem și vor face mai dificilă integritatea în cărțile dvs. contabile.
Treceți la noul dvs. sistem la sfârșitul anului sau cel puțin la sfârșitul unui trimestru, astfel încât să puteți avea o dată limită curată. Acest lucru vă va ajuta în viitor când trebuie să vă uitați înapoi la anumite tranzacții istorice. Apoi, analizați schema de conturi a companiei dvs. pentru eventualele erori și adăugați orice conturi noi, după cum este necesar. Examinați lista dvs. de clienți, lista furnizorilor, lista angajaților și orice alte liste din software-ul contabil, care ar putea include conturi vechi, nefolosite sau intrări duplicate.
Contabilul dvs. trebuie să controleze fiecare cont de registru general în soldul procesului companiei dvs. pentru a verifica dacă soldul contului este într-adevăr corect. Este posibil ca noul dvs. sistem să nu fie capabil să găzduiască detaliile din spatele acestor tranzacții, ceea ce înseamnă că dacă reportați un cont care conține erori, nu veți avea nicio informație în noul sistem pentru a ajuta la rezolvarea greșelilor sau inexactităților. În cele din urmă, consultați-vă cu contabilul sau CPA-ul dvs. pentru a vedea dacă poate examina configurarea sistemului dvs. și puteți recomanda orice modificări care ar putea eficientiza sau adăuga eficiență fluxului dvs. de lucru contabil.
