Atunci când o investigație internă conduce la acțiuni disciplinare sau juridice, va trebui să scrieți un raport de investigație pentru a vă susține cazul. Prezentarea constatărilor în mod clar și în fapt poate crea o înregistrare incontestabilă, în timp ce un raport prost întocmit are potențialul de a vă slăbi cauza. Fiecare proprietar al afacerii ar trebui să știe ce să includă într-un raport de investigație și în ce format ar trebui să ia.
Cele elementare
Un raport de investigare funcționează pentru a furniza fapte și, uneori, face recomandări bazate pe fapte și pe natura afirmațiilor. Concisitatea și obiectivitatea sunt la fel de vitale, pe când informațiile corecte sunt credibilitatea. Un raport oficial în stilul scris în prima persoană adaugă, de asemenea, credibilitate. Pentru rapoarte lungi, un cuprins și pagini numerotate pot face mult mai ușor localizarea informațiilor specifice. Includerea unei pagini de copertă, chiar și pentru un raport scurt, este importantă pentru confidențialitatea informațiilor.
Secțiuni de deschidere
Prima secțiune a raportului ar trebui să includă informații de bază, cum ar fi numele expeditorului și destinatarului și o linie de subiect care identifică subiectul anchetei. În a doua secțiune, identificați reclamantul, descrieți acuzațiile sau afirmațiile, specificați data de începere și de încheiere a anchetei și identificați sursele de informații și dovezi utilizate pentru desfășurarea investigației sau compilarea raportului. Listele cu liste sunt utile pentru a face mai ușor citirea informațiilor din această secțiune.
Fapte și constatări de investigare
Prezintă concluziile de fapt într-o listă marcată, în paragrafe narative sau o combinație a celor două. Constatările ar trebui să descrie fiecare etapă a anchetei în ordine cronologică și să includă datele și orele ori de câte ori este posibil. Deși puteți încorpora dovezi de susținere în secțiunea constatărilor, referirea și apoi adăugarea dovezilor ca exponate la sfârșitul raportului este adesea o alegere mai bună, deoarece nu întrerupe fluxul de raport. Acestea includ declarații de martor, fotografii, e-mailuri video, documente și fișiere scanate.
Concluzie
Terminați raportul cu unul sau mai multe paragrafe narative, în care rezumați investigația și, dacă este cazul, recomandați cum să vă deplasați înainte. Un rezumat ar trebui să includă o declarație privind încălcările și să furnizeze suficiente informații că cititorul înțelege ce a motivat ancheta fără a citi întregul raport. Recomandările ar trebui să fie acțiuni care să corespundă gravității afirmației, dovezilor prezentate, implicațiilor juridice și codului dvs. de conduită sau politicii de comportament a angajaților.
